Formuláře žádostí
OmbuDesk obsahuje jeden nebo více formulářů žádosti. Použijte některý z našich připravených formulářů nebo formulář přizpůsobený vašim konkrétním požadavkům. Formuláře jsou samozřejmě vždy přizpůsobeny vašemu firemnímu designu. Formuláře lze také integrovat do vašeho systému CMS, a tím je hladce začlenit do vašich webových stránek.
Přístrojová deska
Pro efektivní práci je zásadní cílený pracovní postup. V tom uživatele podporuje ovládací panel OmbuDesk. Přehledně zobrazuje soubory a zprávy, které vyžadují krok zpracování. Může se jednat o zprávy přijaté ke spisu, vypršené lhůty, nevyřízená schválení nebo jiné události, které vyžadují pozornost.
Přehledový panel
Přehledový panel umožňuje vizualizovat data z vašeho smírčího orgánu pouhými několika kliknutími. Vy a váš tým tak máte vždy přehled o důležitých klíčových údajích týkajících se vaší práce.
Zobrazení souborů
Ústředním pohledem OmbuDesku je spis nebo případ. Zde se zobrazují všechny údaje z formuláře žádosti. Případu je přiřazen stav a zobrazuje se časová osa všech událostí. Ta zahrnuje všechny zprávy, nahrané dokumenty, lhůty a změny stavu. U každé akce můžete vidět, kým a v kolik hodin byla provedena.
Žadatelé z řad administrativy
Ke každému případu je přiřazen žadatel, přičemž mohou být uvedeni i zástupci, kteří jednají jménem žadatele. Pokud žadatel otevře první případ, vytvoří se pro něj hlavní datový záznam. U dalších žádostí je žadatel rozpoznán například podle své e-mailové adresy a automaticky přiřazen k případu.
Všechny případy přidělené žadateli jsou uvedeny v podrobném zobrazení žadatele. Odtud můžete přejít přímo na příslušný případ. Žadatele je samozřejmě možné vyhledávat a filtrovat.
Administrativa Respondenti
Každý případ je přidělen jednomu nebo více obžalovaným. Na základě informací uvedených v žádosti systém navrhne jako žalované již známé společnosti. Tím se zamezí duplicitnímu vytváření žalovaných. Pracovníci, kteří případy vyřizují, mohou žalované sloučit, aby odstranili duplicity v údajích.
Všechny případy přidělené obviněnému jsou uvedeny v podrobném zobrazení daného obviněného. Odtud můžete přejít přímo na příslušný případ. Obžalované je samozřejmě možné vyhledávat a filtrovat.
Vícejazyčnost (internacionalizace)
Žádost je standardně k dispozici v němčině a angličtině jak pro zpracovatele případu, tak pro žadatele a odpůrce. Zobrazený jazyk závisí na nastavení prohlížeče uživatele. Jazyk však lze změnit i ručně. Případné další jazyky lze přidat na vyžádání.
Vymazání údajů v souladu s GDPR
Aplikace automaticky vyhledává v údajích staré případy, které již byly uzavřeny, a provádí automatickou anonymizaci. To znamená, že statistické údaje, jako je počet nebo výsledek léčených případů atd., zůstávají zachovány. Veškerý obsah, který umožňuje vyvozovat závěry o jednotlivcích, je však odstraněn. Přesný okamžik, kdy se staré údaje odstraní, se nastavuje individuálně na žádost zákazníka.
Přístup na portál pro všechny strany
Aplikace má interní uživatelské rozhraní, které je obsluhováno obsluhami případů. Toto uživatelské rozhraní lze použít ke zpracování případů a komunikaci jménem smírčího orgánu. Pokud jsou k dispozici příslušná práva, lze provádět konfigurace jako správce. K dispozici je také veřejně přístupné uživatelské rozhraní pro žadatele a respondenty, které mohou všechny zúčastněné strany používat k prohlížení vlastních případů. Kromě toho mohou tito uživatelé používat rozhraní k zasílání zpráv smírčímu orgánu a nahrávání dokumentů. Viditelnost těchto dokumentů a zpráv řídí osoba odpovědná za zpracování případu.
E-maily a zprávy
Zprávy mohou všechny strany odesílat a přijímat prostřednictvím uživatelského rozhraní. Kromě toho jsou všechny zprávy zasílané smírčím orgánem zasílány stranám e-mailem. Všechny strany mohou rovněž zasílat zprávy smírčímu orgánu e-mailem. Přijaté e-maily jsou automaticky přiřazeny k případu.
Telefonáty a dopisy
OmbuDesk nabízí možnost zaznamenávat telefonní hovory a dopisy. Může se jednat o informace poskytnuté smírčím orgánem, aniž by bylo nutné vytvářet nový spis. Může se však jednat i o zaznamenávání telefonních hovorů v souvislosti s mediací v konkrétním případě. Tímto způsobem lze telefonní hovory sledovat i zpětně a mohou být součástí dokumentace ke konkrétnímu spisu. Podobná funkce existuje i pro dopisy, jejichž příjem a obsah lze zaznamenávat.
Dokumenty
OmbuDesk podporuje ukládání, viditelnost a odesílání dokumentů na různých úrovních. Všechny strany mohou nahrávat dokumenty do souboru. Dokumenty jsou v souboru zpočátku viditelné pro odesílatele i smírčí orgán. Úředník však může viditelnost rozšířit i na další strany. Všechny dokumenty přijaté jako přílohy e-mailu jsou do spisu rovněž automaticky přidány. Odtud je lze přeposílat a měnit jejich viditelnost. Kromě toho může smírčí orgán ukládat řadu standardních dokumentů, které pak může podle potřeby zasílat ostatním stranám nebo jim je vydávat - rovněž v návaznosti na e-mailové šablony.
Aplikace Messenger
Kromě komunikace prostřednictvím e-mailu a portálu je možné do komunikačního toku začlenit také aplikace messenger. Tato integrace se přizpůsobuje podle požadavků. Příkladem může být odesílání a přijímání prostřednictvím aplikace WhatsApp, SMS nebo novějšího standardu RCS, který je nyní k dispozici na zařízeních se systémem Android i iOS.
Fulltextové vyhledávání
Uživatelé moderních aplikací jsou zvyklí na bleskurychlé vyhledávání à la Google & Co. OmbuDesk to zohledňuje integrací vyhledávače, který dokáže prohledávat velmi velké objemy souborů ve zlomcích sekundy pomocí fulltextového vyhledávání. Vyhledávač také toleruje chyby při psaní. To umožňuje zpracovatelům případů efektivně vyhledávat ve starých případech termíny, osoby nebo skutečnosti.
Komplexní vyhledávání podle kritérií
Kromě fulltextového vyhledávání lze formulovat a vzájemně kombinovat složitá vyhledávací kritéria. Takto nakonfigurovaná vyhledávání lze uložit pod vlastním názvem, aby je bylo možné opakovaně vyvolat. Tímto způsobem lze předkonfigurovat a opakovaně používat jednotlivé soubory, uzavřené soubory z posledních dvou týdnů, všechny soubory s žalovaným:v XYZ a jakákoli další složitá vyhledávání.
K dispozici již brzy: Vyhledávání podobnosti
Speciální vyhledávací funkcí je vyhledávání podobnosti s podporou umělé inteligence. Úředník může libovolně formulovat skutečnosti případu. UI vyhledá případy, které jsou obsahově podobné popisu. Tento typ vyhledávání představuje novou kvalitu, protože výsledky vyhledávání se zobrazí i v případě, že jsou použity jiné výrazy než v předchozím případě.
Funkce pro konfiguraci a přizpůsobení aplikace
Textové šablony a textové moduly
Pro efektivní zpracování případů mohou uživatelé konfigurovat globální i uživatelské textové šablony a textové moduly. Textové šablony slouží k opakovanému použití často používaných formulací v podobě celých e-mailů nebo jednotlivých odstavců. V rámci těchto předformulovaných textů lze používat zástupné symboly, které jsou v souboru nahrazeny jednotlivými poli. Příkladem jsou pozdravy, jména stran, čísla případů a mnoho dalších polí. Šablony textů lze také propojit s vytvářením lhůt, takže odeslání určitých šablon textů automaticky vyvolá lhůty.
Vlastní pole
OmbuDesk lze do značné míry přizpůsobit specifickým požadavkům ombudsmanů a rozhodčích komisí. Tato přizpůsobení provádí náš vývojový tým na žádost zákazníka. Je také možné provést úpravy na míru. „Vlastní pole” jsou pole, která definuje sama rozhodčí komise a přidává je do každého souboru. Tato vlastní pole je také možné automaticky přenést do formulářů žádosti, aby je mohla vyplnit přímo osoba, která žádost podává.
Uživatel:inside administration
Uživatele lze v OmbuDesku snadno ověřit pomocí ověření uživatele již zavedeného v dohodovacím orgánu (klíčové slovo: jednotné přihlášení). OmbuDesk lze integrovat do Office 365, Microsoft Active Directory, Google Workspace nebo jakéhokoli jiného autentizačního systému kompatibilního s OAuth2. Pokud taková integrace není žádoucí, lze použít i správu uživatelů integrovanou v OmbuDesku. Ta podporuje vytváření a blokování uživatelů, správu práv a změnu hesel.
Výběrové seznamy definované uživatelem
Na mnoha místech softwaru jsou uživatelům nabízeny výběrové seznamy pro vyplnění datových polí. Může se jednat o stav souboru, pozdravy, výběr odvětví nebo jiná datová pole. Aby byla aplikace flexibilnější, mohou správci platformy OmbuDesk mnohé z těchto výběrových seznamů sami konfigurovat.
Ombudsman chatbot
Chatbota OmbuDesk lze aktivovat jak pro pracovníky vyřizující případy, tak pro žadatele. Využívá nejnovější dostupné jazykové modely (LLM) a lze jej „krmit” specifickým obsahem z příslušných center pro řešení sporů. Chatbot tak může předem automaticky odpovídat na otázky žadatelů a podporovat pracovníky zabývající se případy při odpovídání a řešení žádostí o smírčí řízení.
Zjednodušení textu
Často je nutné napsat složité, někdy právně formulované informace formou, která je co nejsrozumitelnější pro laiky. Zde pomáhá funkce zjednodušování s podporou umělé inteligence, která se tohoto úkolu ujímá a podle toho připravuje zprávy.
Automatizovaný překlad
OmbuDesk podporuje osobu, která případ řeší, při překladu jakéhokoli textu. Může se jednat o příchozí zprávy od žadatelů nebo žalovaných, ale také o překlad odchozích zpráv. Celkem je podporováno více než 50 různých jazyků pro překlad.
Automatizované shrnutí souboru
Shrnutí jsou jednou ze silných stránek moderních jazykových modelů. OmbuDesk tuto funkci využívá k vytvoření stručného shrnutí případu v reálném čase na základě všech údajů v souboru - včetně zpráv a dokumentů. To výrazně usnadňuje záměny nebo opětovná prohlášení v případu a zvyšuje efektivitu zpracovatelů případu.
Microsoft Office 365
OmbuDesk lze na vyžádání integrovat do Office 365, přičemž přidělování rolí uživatelům (superuživatel/administrátor/úředník) je spravováno prostřednictvím uživatelského rozhraní Microsoft Entra. Přihlašování do systému OmbuDesk probíhá prostřednictvím běžného přihlášení do systému Microsoft. Díky tomu může OmbuDesk zaručit maximální bezpečnost přihlašovacího procesu. Příchod a odchod zaměstnanců z firmy se provádí v jednom bodě a uživatel si nemusí pamatovat žádná další hesla. Stejně tak celý proces odesílání a přijímání e-mailů probíhá prostřednictvím rozhraní specifických pro Microsoft. Využívá se přitom e-mailová doména společnosti. Kromě ověřování podporuje OmbuDesk různé formy reportů a exportů ve formátech Microsoft Excel a Microsoft Word.
Pracovní prostor Google
V případě potřeby lze OmbuDesk integrovat do služby Google Workspace. Přidělování rolí uživatelům (superuživatel/administrátor/úředník) se spravuje prostřednictvím Google Admin. Přihlášení do OmbuDesk probíhá prostřednictvím běžného přihlášení do služby Google. Díky tomu může OmbuDesk zaručit maximální bezpečnost přihlašovacího procesu. To znamená, že nástup a odchod zaměstnanců z firmy lze provést na jediném místě. Uživatel si nemusí pamatovat žádná další hesla.
Služba Microsoft Active Directory
OmbuDesk může volitelně používat službu Microsoft Active Directory pro ověřování a autorizaci uživatelů. Uživatele spravujete v MS AD jako obvykle, ale OmbuDesk ověřuje uživatele a načítá skupiny OmbuDesku přiřazené uživateli, aby mohl řídit jejich práva.
OAuth 2.0
Kromě integrace se společnostmi Microsoft a Google lze OmbuDesk samozřejmě také bezproblémově připojit k jakémukoli autentizačnímu serveru kompatibilnímu s OAuth 2, jako je například JBoss Keycloak.
Rozhraní API ReST
Všechny funkce softwaru OmbuDesk jsou dostupné prostřednictvím rozhraní ReST. To znamená, že OmbuDesk lze integrovat do jakéhokoli jiného systému. Naši softwaroví inženýři vám rádi poradí, jaké široké možnosti se tím otevírají.
Na požádání můžeme také integrovat jakákoli rozhraní OmbuDesk do jiných systémů.
Import dat/migrace souborů ze starší aplikace
Chcete přenést data ze staré aplikace do OmbuDesku? To není problém. S migrací dat ze starších systémů máme bohaté zkušenosti. Po analýze datových struktur starší aplikace implementujeme migrační skripty, které v definovaném čase importují vaše starší data do OmbuDesku ve vysoce výkonném a plně automatizovaném procesu.
Funkce, jako je nastavení termínů, změny stavu, mechanismy autorizace a náhrady dovolené, vám pomohou řídit procesy během zpracování případů.
Termíny
OmbuDesk vás podporuje při nastavování termínů, aby byly vaše soubory znovu předloženy ve správný čas. Pokud lhůta vyprší, spis se automaticky objeví na panelu osoby, která případ zpracovává. Tím se spustí obnovení zpracování případu a zajistí se, že žádná lhůta nevyprší bez povšimnutí. Tato funkce pomáhá osobám zpracovávajícím případy soustředit se na spisy, které jsou v daném okamžiku důležité.
Procesy uvolňování a povolování
V závislosti na organizační struktuře může být nutné, aby se do procesu řešení sporů při některých rozhodnutích zapojili i další zaměstnanci. OmbuDesk to podporuje prostřednictvím procesů uvolňování a autorizace. Návrhy zpráv i změny stavu spisu lze předávat ke schválení oprávněným pracovníkům. Tito zaměstnanci jsou pak informováni prostřednictvím řídicího panelu a e-mailového oznámení, že probíhá schvalování. Jakmile je žádost schválena nebo zamítnuta, je žadatel opět informován. Zpracování případu pak může pokračovat. Tyto schvalovací procesy jsou rovněž zaznamenávány, aby bylo zajištěno, že základní rozhodovací procesy jsou sledovatelné a transparentní.
Podpora různých typů procesů
Kromě jednoduchých rozhodčích řízení může OmbuDesk volitelně podporovat i rozšířené typy řízení, například řízení vedená prostřednictvím soudů. Neváhejte nás kontaktovat, abychom vás mohli podpořit při realizaci vašich specifických požadavků.
Sledování a dohledatelnost stavu souboru
Stav souboru popisuje průběh zpracování. Jednotlivé hodnoty stavu může správce libovolně definovat. Každá změna stavu je v aplikaci zaznamenána s datem, časem a jménem osoby zpracovávající spis, která změnu stavu provedla. Totéž platí pro všechny odeslané zprávy, vytvořené poznámky a nahrané dokumenty. Proces je tak vždy transparentní a dohledatelný.
Náhrady za dovolenou
OmbuDesk nabízí jednoduchý a efektivní způsob, jak zastoupit kolegy na dovolené nebo nemocenské. Zaměstnanec převezme roli kolegy a pohybuje se v rámci zobrazení zastupované pozice. U všech úkonů je evidována osoba, která je skutečně provádí, takže je zaručena dohledatelnost všech kroků i v případě zastupování na dovolené.
OmbuDesk je produktem společnosti CIIT Software. Již více než 20 let se zaměřujeme na vývoj individuálních softwarových řešení. Informujte nás o svých potřebách a přáních. Společně pro vás najdeme řešení na míru.
OmbuDesk je v souladu s GDPR.
Ano, od června 2025 budou muset všechny webové stránky, na které se vztahuje zákon EU o přístupnosti (EAA), splňovat normu WCAG 2.1 AA. OmbuDesk již nyní splňuje všechny požadavky na tuto normu. V rámci šablon textů je například možné přepnout na jednoduchý jazyk.
Ano - máte možnost vyzkoušet si demoverzi zdarma po dobu 30 dnů. Přesvědčte se sami, jak efektivní jsou naše funkce a jak snadný je proces správy.
Platby se provádějí na účet.
Pokud se rozhodnete změnit svůj balíček předplatného, kontaktujte nás! Společně pro vás najdeme řešení na míru.
