Formulaires de demande
OmbuDesk comprend un ou plusieurs formulaires de demande. Utilisez l'un de nos formulaires prédéfinis ou faites usage d'un formulaire adapté à vos besoins spécifiques. Bien entendu, les formulaires sont toujours adaptés à votre identité visuelle. Les formulaires peuvent également être intégrés dans votre CMS et s'intègrent ainsi parfaitement à votre site Internet.
Tableau de bord
Un flux de travail ciblé est essentiel pour un travail efficace. Le tableau de bord OmbuDesk aide les utilisateurs à atteindre cet objectif. Il affiche clairement les dossiers et les messages qui nécessitent une étape de traitement. Il peut s'agir de messages reçus concernant un dossier, de délais expirés, de validations en attente ou d'autres événements qui requièrent de l'attention.
Tableau de bord des rapports
Le tableau de bord des rapports vous offre la possibilité de visualiser les données de votre organisme de conciliation en quelques clics. Ainsi, vous et votre équipe gardez toujours une vue d'ensemble sur les indicateurs importants de votre travail.
Vues de dossiers
La vue centrale d'OmbuDesk est le dossier ou l'affaire. Toutes les données du formulaire de demande y sont affichées. Le cas est doté d'un statut et le déroulement temporel de tous les événements est affiché. Cela comprend tous les messages, les documents téléchargés, les délais et les changements de statut. Pour chaque action, on peut voir par qui et à quel moment elle a été effectuée.
Administration Demandeur(s)
Chaque cas est attribué à un demandeur, mais il est également possible de saisir des représentants qui agissent au nom du demandeur. Lorsqu'un demandeur ouvre un premier dossier, un enregistrement de données de base est créé pour ce(s) demandeur(s). Pour les demandes suivantes, le/la demandeur/euse est reconnu(e) par exemple par son adresse e-mail et automatiquement attribué(e) au cas.
Dans la vue détaillée d'un:s requérant(s), tous les cas qui lui sont attribués sont listés. De là, il est possible de naviguer directement dans le cas en question. Il est bien entendu possible de rechercher et de filtrer les demandeurs.
Administration Défendeurs:internes
Chaque cas est associé à un ou plusieurs défendeurs. Sur la base des informations fournies dans le formulaire de demande, le système propose des entreprises déjà connues comme défendeurs. Cela permet d'éviter la création de défendeurs en double. Les gestionnaires peuvent regrouper les défendeurs afin d'éliminer les doublons dans les données.
Dans la vue détaillée d'un défendeur, tous les cas qui lui sont attribués sont listés. De là, il est possible de naviguer directement dans le cas en question. Il est bien entendu possible de rechercher et de filtrer les défendeurs.
Multilinguisme (internationalisation)
L'application est disponible par défaut en allemand et en anglais, tant pour les gestionnaires de dossiers que pour les:in demandeurs. La langue affichée dépend des paramètres du navigateur de:l'utilisateur:in. La langue peut toutefois être modifiée manuellement. Toute langue supplémentaire peut être ajoutée sur demande.
Suppression des données en conformité avec le RGPD
L'application examine de manière autonome les données à la recherche d'anciens cas déjà clôturés et procède à une anonymisation automatique. Ainsi, les données statistiques, telles que le nombre ou l'issue des cas traités, etc. sont conservées. Tous les contenus qui permettent d'identifier des personnes sont toutefois supprimés. Le moment exact auquel les anciennes données sont supprimées est configuré individuellement à la demande du client.
Accès au portail de toutes les parties
L'application dispose d'une interface utilisateur interne qui est utilisée par les personnes en charge des dossiers. Cette interface utilisateur permet de traiter les cas et de communiquer au nom de l'organe de conciliation. Dans la mesure où les droits correspondants sont disponibles, les configurations peuvent être effectuées en tant qu'administrateur(trice). Il existe également une interface utilisateur accessible au public pour les demandeurs et les défendeurs, qui permet à toutes les parties concernées de consulter leurs propres dossiers. En outre, ces utilisateurs peuvent envoyer des messages à l'organe de conciliation et télécharger des documents via l'interface. La visibilité de ces documents et messages est contrôlée par la personne en charge du dossier.
E-mails et messages
Les messages peuvent être envoyés et reçus par toutes les parties via l'interface utilisateur. De plus, tous les messages envoyés par l'organe de conciliation sont envoyés aux parties sous forme de courrier électronique. De même, toutes les parties peuvent envoyer des messages à l'organe de conciliation par e-mail. L'attribution des e-mails reçus à un cas se fait automatiquement.
Appels téléphoniques et lettres
OmbuDesk offre la possibilité de consigner des appels téléphoniques et des courriers. Il peut s'agir de renseignements donnés par l'organe de conciliation sans qu'il soit nécessaire de créer un nouveau dossier. Il peut également s'agir de la consignation d'appels téléphoniques en rapport avec la conciliation d'un cas précis. De cette manière, les appels téléphoniques restent compréhensibles a posteriori et font partie des documents relatifs à un dossier donné. Une fonctionnalité similaire existe pour les lettres, dont la réception et le contenu peuvent être enregistrés.
Documents
OmbuDesk prend en charge le stockage, la visibilité et l'envoi de documents à différents niveaux. Toutes les parties peuvent télécharger des documents vers un dossier. Les documents sont initialement visibles dans le dossier par l'expéditeur ainsi que par l'organe de conciliation. La visibilité peut toutefois être étendue à d'autres parties par l'intermédiaire du gestionnaire de dossier. Tous les documents reçus en tant que pièces jointes à un e-mail sont également automatiquement ajoutés au dossier. De là, ils peuvent être transmis et leur visibilité peut être modifiée. En outre, l'organe de conciliation peut déposer une série de documents standard qui peuvent ensuite être envoyés à d'autres parties ou validés pour elles, si nécessaire, également en lien avec des modèles d'e-mail.
Applications de messagerie
Outre la communication par e-mail et par portail, il est également possible d'intégrer des applications Messenger dans le flux de communication. Cette intégration se fait de manière spécifique au client, en fonction des exigences. On peut citer par exemple l'envoi et la réception via WhatsApp, SMS ou le standard RCS, plus récent, qui est désormais disponible aussi bien sur les appareils Android que sur les appareils iOS.
Recherche plein texte
Les utilisateurs d'applications modernes sont habitués à des recherches ultra-rapides à la Google & Co. OmbuDesk tient compte de cela en intégrant un moteur de recherche capable de parcourir de très grandes quantités de dossiers en une fraction de seconde via une recherche plein texte. Le moteur de recherche tolère également les fautes de frappe. Les gestionnaires peuvent ainsi rechercher efficacement d'anciens dossiers à partir de termes, de personnes ou de faits.
Recherche de critères complexes
Outre la recherche plein texte, il est possible de formuler des critères de recherche complexes et de les combiner entre eux. Les recherches ainsi configurées peuvent être enregistrées sous un nom que vous avez vous-même attribué afin de pouvoir les appeler à plusieurs reprises. De cette manière, il est possible de préconfigurer et de réutiliser des dossiers individuels, des dossiers clôturés des deux dernières semaines, tous les dossiers avec défendeur:dans XYZ et n'importe quelle autre recherche complexe.
Bientôt disponible : Recherche par similarité
Une fonction de recherche spéciale est la recherche par similitude assistée par IA. Dans ce cas, le gestionnaire de dossier peut formuler librement une situation. L'IA recherche les cas dont le contenu est similaire à la description. Ce type de recherche représente une nouvelle qualité, car des résultats de recherche sont également affichés lorsque d'autres termes que ceux utilisés dans un cas précédent sont utilisés.
Fonctions de configuration et de personnalisation de l'application
Modèles de texte et éléments de texte
Afin de permettre un traitement efficace des cas, les utilisateurs peuvent configurer des modèles de texte et des éléments de texte globaux ou spécifiques à l'utilisateur. Les modèles de texte servent à réutiliser des formulations fréquemment utilisées sous forme d'e-mails entiers ou de paragraphes individuels. Au sein de ces textes préformulés, il est possible d'utiliser des espaces réservés qui seront remplacés par des champs individuels du dossier. Les salutations, les noms des parties, les numéros de dossier et de nombreux autres champs en sont des exemples. Les modèles de texte peuvent également être liés à la création de délais, de sorte que l'envoi de certains modèles de texte déclenche automatiquement la création de délais.
Champs personnalisés
OmbuDesk est hautement personnalisable pour répondre aux besoins spécifiques des services de médiation et d'arbitrage. Ces adaptations sont réalisées par notre équipe de développement à la demande du client. Par ailleurs, il est également possible d'effectuer des adaptations personnalisées. Les „champs personnalisés” sont des champs définis par l'organe de médiation lui-même et ajoutés à chaque dossier. Il est en outre possible de reprendre ces champs personnalisés de manière automatisée dans les formulaires de demande, de sorte que le remplissage peut être effectué directement par la personne qui fait la demande.
Utilisateur:intérieur-administration
L'authentification des utilisateurs dans OmbuDesk peut se faire sans effort via l'authentification des utilisateurs déjà établie dans l'organe de conciliation (mot-clé : Single-Sign-On). OmbuDesk peut être intégré dans Office 365, Microsoft Active Directory, Google Workspace ou tout autre système d'authentification conforme à OAuth2. Si une telle intégration n'est pas souhaitée, l'administration des utilisateurs intégrée dans OmbuDesk peut également être utilisée. Elle permet de créer et de bloquer des utilisateurs, de gérer les droits et de modifier les mots de passe.
Listes de sélection personnalisées
Dans de nombreux endroits du logiciel, des listes de sélection sont proposées aux utilisateurs pour le remplissage des champs de données. Il peut s'agir du statut d'un dossier, des salutations, de la sélection du secteur ou d'autres champs de données. Afin de rendre l'application plus flexible, les administrateurs de la plateforme OmbuDesk peuvent configurer eux-mêmes un grand nombre de ces listes de sélection.
Chatbot de l'ombudsman
Le chatbot d'OmbuDesk peut être activé aussi bien pour les gestionnaires de dossiers que pour les demandeurs. Il utilise les modèles linguistiques disponibles les plus récents (LLM) et peut être „alimenté” avec des contenus spécifiques des services de médiation concernés. Le chatbot peut ainsi répondre de manière automatisée aux questions des demandeurs et aider les agents à répondre et à résoudre les demandes de médiation.
Simplification du texte
Il est souvent nécessaire de rédiger des renseignements complexes, parfois formulés de manière juridique, sous une forme aussi compréhensible que possible pour les profanes. La fonction de simplification assistée par IA, qui se charge de cette tâche et prépare les messages en conséquence, y contribue.
Traduction automatisée
OmbuDesk assiste la personne en charge du dossier dans la traduction de n'importe quel texte. Il peut s'agir de messages entrants de requérants ou de défendeurs, mais aussi de la traduction de messages sortants. Au total, plus de 50 langues différentes sont prises en charge pour la traduction.
Résumés automatisés du dossier
Les résumés sont l'un des points forts des modèles linguistiques modernes. OmbuDesk utilise cette fonctionnalité pour créer en temps réel un résumé concis de l'affaire à partir de toutes les données du dossier, y compris les messages et les documents. Cela facilite grandement les remplacements ou les réintégrations dans un dossier et augmente l'efficacité de vos gestionnaires de dossiers.
Microsoft Office 365
OmbuDesk s'intègre sur demande dans Office 365. L'attribution des rôles des utilisateurs (superutilisateur/administrateur/collaborateur) est gérée via l'interface utilisateur Microsoft Entra. La connexion à OmbuDesk se fait via le login Microsoft normal. Ainsi, OmbuDesk peut garantir un maximum de sécurité pour le processus de connexion. Les entrées et sorties du personnel sont ainsi effectuées en un seul endroit, l'utilisateur ne doit pas se souvenir de mots de passe supplémentaires. De même, l'ensemble de l'envoi et de la réception des e-mails se fait via des interfaces spécifiques à Microsoft. Le domaine de messagerie de l'entreprise est utilisé. Outre l'authentification, OmbuDesk supporte différentes formes de rapports et d'exportations aux formats Microsoft Excel et Microsoft Word.
Google Workspace
Sur demande, OmbuDesk s'intègre également dans Google Workspace. L'attribution des rôles des utilisateurs (superutilisateur/administrateur/collaborateur spécialisé) est gérée par Google Admin. La connexion à OmbuDesk se fait via le login Google normal. Ainsi, OmbuDesk peut garantir un maximum de sécurité pour le processus de connexion. Les entrées et les sorties du personnel sont ainsi effectuées en un seul endroit. L'utilisateur ne doit pas se souvenir de mots de passe supplémentaires.
Microsoft Active Directory
OmbuDesk peut, en option, utiliser Microsoft Active Directory pour l'authentification et l'autorisation des utilisateurs. Vous administrez comme d'habitude vos utilisateurs dans MS AD, OmbuDesk authentifie par contre les utilisateurs et récupère les groupes OmbuDesk attribués à l'utilisateur afin de contrôler ses droits.
OAuth 2.0
En plus de l'intégration de Microsoft et Google, OmbuDesk peut bien sûr être relié de manière transparente à n'importe quel serveur d'authentification conforme à OAuth 2, comme par exemple JBoss Keycloak.
API ReST
Toutes les fonctions du logiciel OmbuDesk sont disponibles via une interface ReST. De cette manière, OmbuDesk peut être intégré dans n'importe quel autre système. Nos ingénieurs logiciels se feront un plaisir de vous conseiller sur les vastes possibilités qui en découlent.
Inversement, nous intégrons sur demande n'importe quelle interface d'OmbuDesk dans d'autres systèmes.
Importation/migration des données des dossiers de l'ancienne application
Vous souhaitez reprendre les données de votre ancienne application dans OmbuDesk ? Ce n'est pas un problème. Nous avons une grande expérience dans la migration de données d'anciens systèmes. Après avoir analysé les structures de données de l'ancienne application, nous implémentons des scripts de migration qui importent ensuite vos anciennes données dans OmbuDesk à un moment défini, de manière très performante et entièrement automatisée.
Des fonctions telles que la fixation de délais, le changement de statut, les mécanismes d'approbation, mais aussi le remplacement des congés, vous aident à gérer les processus au cours du traitement des dossiers.
Fixation de délais
OmbuDesk vous aide à fixer des délais pour que vos dossiers soient présentés à nouveau au bon moment. Si un délai expire, le dossier apparaît automatiquement dans le tableau de bord de la personne qui s'en occupe. La reprise du traitement du dossier est ainsi déclenchée et aucun délai ne passe inaperçu. Cette fonction aide les gestionnaires à se concentrer sur les dossiers importants à un moment donné.
Processus de validation et d'approbation
Selon la structure de l'organisation, il peut être nécessaire d'impliquer d'autres collaborateurs/trices dans le cas de médiation pour certaines décisions. OmbuDesk prend cela en charge grâce à des processus de validation et d'approbation. Les projets de messages ainsi que les changements de statut du dossier peuvent être transmis pour approbation au personnel autorisé. Ces collaborateurs sont ensuite informés par le biais du tableau de bord et d'une notification par e-mail qu'il existe des validations en suspens. Dès que la demande est validée ou rejetée, le demandeur en est à nouveau informé. Le traitement du dossier peut alors se poursuivre. Ces processus de validation sont également consignés afin de garantir la traçabilité et la transparence des processus de décision sous-jacents.
Prise en charge de différents types de procédures
Outre les procédures de conciliation simples, OmbuDesk peut également prendre en charge des types de procédures plus avancés, tels que les procédures judiciaires. N'hésitez pas à nous contacter pour que nous puissions vous aider à mettre en œuvre vos besoins spécifiques.
Suivi et traçabilité du statut des dossiers
Le statut d'un dossier décrit l'état d'avancement de son traitement. Les valeurs individuelles du statut peuvent être définies librement par les administrateurs. Chaque changement de statut est consigné dans l'application avec la date, l'heure et le nom de la personne qui a effectué le changement de statut. Il en va de même pour tous les messages envoyés, les notes rédigées et les documents téléchargés. De cette manière, le processus est transparent et peut être suivi à tout moment.
Remplacements de vacances
OmbuDesk dispose d'une possibilité simple et efficace de remplacer des collègues en congé ou en maladie. Une personne se glisse dans le rôle du collègue et navigue dans la vue du poste remplacé. Toutes les actions sont saisies par la personne qui les effectue réellement, ce qui garantit la traçabilité de toutes les étapes, même en cas de remplacement pour congé.
OmbuDesk est un produit de CIIT Software. Nous nous concentrons depuis plus de 20 ans déjà sur le développement de solutions logicielles individuelles. N'hésitez pas à nous faire part de vos besoins et de vos souhaits. Ensemble, nous trouverons une solution adaptée à vos besoins.
OmbuDesk est conforme au RGPD.
Oui, à partir de juin 2025, tous les sites Web couverts par la législation européenne en matière d'accessibilité (EAA) seront tenus de respecter la norme WCAG 2.1 AA. OmbuDesk remplit déjà toutes les conditions pour cela. Il est par exemple possible de passer à un langage simple au sein des modèles de texte.
Oui, vous avez la possibilité d'essayer gratuitement une version de démonstration pendant 30 jours. N'hésitez pas à vous convaincre de l'efficacité de nos fonctions axées sur un processus de gestion simple.
Les paiements sont effectués sur facture.
Si vous décidez de changer de formule d'abonnement, n'hésitez pas à nous contacter ! Ensemble, nous trouverons une solution adaptée à vos besoins.
