Entscheiden Sie sich für OmbuDesk,
können Sie aus einer Vielzahl verfügbarer Module wählen. Diese stehen Ihnen anschließend innerhalb Ihrer OmbuDesk-Plattform zur Verfügung.
Entscheiden Sie sich für OmbuDesk,
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Diese stehen Ihnen anschließend innerhalb Ihrer OmbuDesk-Plattform zur Verfügung.
Antragsformulare
OmbuDesk umfasst ein oder mehrere Antragsformulare. Verwenden Sie eines unserer vorgefertigten Formulare, oder machen Sie Gebrauch von einem auf Ihre speziellen Anforderungen maßgeschneidertes Formular. Selbstverständlich werden die Formulare immer an Ihr Corporate Design angepasst. Die Formulare können auch in Ihr CMS integriert werden und fügen sich so nahtlos in Ihren Internetauftritt ein.
Dashboard
Für effizientes Arbeiten ist ein zielgerichteter Workflow entscheidend. Das OmbuDesk-Dashboard unterstützt Benutzer:innen dabei. Es werden übersichtlich jene Akten und Nachrichten angezeigt, die einen Bearbeitungsschritt erfordern. Dies können eingegangene Nachrichten zu einer Akte, abgelaufene Fristen, ausstehende Freigaben oder andere Ereignisse sein, die Aufmerksamkeit erfordern.
Aktenansichten
Die zentrale Ansicht von OmbuDesk ist die Akte bzw. der Fall. Hier werden alle Daten aus dem Antragsformular angezeigt. Der Fall ist mit einem Status versehen und der zeitliche Verlauf aller Ereignisse wird angezeigt. Dazu gehören alle Nachrichten, hochgeladene Dokumente, Fristen und Statuswechsel. Zu jeder Aktion ist ersichtlich, von wem und zu welchem Zeitpunkt sie durchgeführt wurde.
Verwaltung Antragssteller:innen
Jedem Fall ist ein:e Antragstellende:r zugeordnet, wobei auch Vertreter:innen eingetragen werden können, die für den:die Antragsteller:in agieren. Eröffnet ein:e Antragsstellende:r einen ersten Fall, so wird für diese:n Antragstellenden ein Stammdatensatz angelegt. Bei nachfolgenden Anträgen wird der:die Antragstellende beispielsweise an der E-Mail-Adresse erkannt und dem Fall automatisch zugeordnet.
In der Detailansicht einer:s Antragstellenden werden alle ihm zugeordneten Fälle aufgelistet. Von dort aus kann direkt in den jeweiligen Fall navigiert werden. Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit nach Antragstellenden zu suchen und zu filtern.
Verwaltung Antragsgegner:innen
Jeder Fall ist einem oder mehreren Antragsgegner:innen zugeordnet. Anhand der Angaben im Antragsformular schlägt das System bereits bekannte Unternehmen als Antragsgegner:innen vor. Damit wird eine doppelte Anlage von Antragsgegner:innen vermieden. Sachbearbeitende können Antragsgegner:innen zusammenlegen, um Dubletten in den Daten zu eliminieren.
In der Detailansicht einer:s Antragsgegner:in werden alle ihm:ihr zugeordneten Fälle aufgelistet. Von dort kann direkt in den jeweiligen Fall navigiert werden. Selbstverständlich gibt es die Möglichkeit nach Antragsgegner:innen zu suchen und zu filtern.
Mehrsprachigkeit (Internationalisierung)
Die Anwendung ist sowohl für Sachbearbeitende als auch für Antragsstellerin und Antragsgegner:in standardmäßig in Deutsch und Englisch abrufbar. Die angezeigte Sprache hängt von den Browsereinstellungen des:der Benutzer:in ab. Beliebige zusätzliche Sprachen können auf Wunsch jederzeit hinzugefügt werden.
DSGVO-konformes Löschen von Daten
Die Anwendung untersucht selbständig die Daten nach alten Fällen, die bereits abgeschlossen sind und führt eine automatische Anonymisierung durch. Damit bleiben statistische Daten, wie die Anzahl oder der Ausgang behandelter Fälle usw. erhalten. Alle Inhalte, die Rückschlüsse auf Personen zulassen, werden aber entfernt. Zu welchem Zeitpunkt alte Daten genau entfernt werden, wird auf Kundenwunsch individuell konfiguriert.
Portalzugriff aller Parteien
Die Anwendung verfügt über ein internes User Interface, das von den Sachbearbeitenden bedient wird. Über diese Benutzeroberfläche können Fälle bearbeitet und im Namen der Schlichtungsstelle kommuniziert werden. Sofern die entsprechenden Rechte vorliegen, können Konfigurationen als Administrator:in durchgeführt werden. Daneben gibt es eine öffentlich erreichbare Benutzeroberfläche für Antragsteller:innen und Antragsgegner:innen, über die alle beteiligten Parteien Einblick in ihre eigenen Fälle nehmen können. Zusätzlich können diese Benutzer über die Oberfläche Nachrichten an die Schlichtungsstelle versenden und Dokumente hochladen. Die Sichtbarkeit dieser Dokumente und Nachrichten wird von der zuständigen sachbearbeitenden Person gesteuert.
E-Mails und Nachrichten
Nachrichten können von allen Parteien über die Benutzeroberfläche versendet und empfangen werden. Zusätzlich werden alle von der Schlichtungsstelle ausgesendeten Nachrichten als E-Mail an die Parteien versendet. Ebenso können alle Parteien an die Schlichtungsstelle Nachrichten per E-Mail versenden. Die Zuordnung der eingegangenen E-Mails zu einem Fall erfolgt automatisch.
Telefonate und Briefe
OmbuDesk bietet die Möglichkeit, Telefonate und Schreiben zu protokollieren. Dabei kann es sich um Auskünfte handeln, die die Schlichtungsstelle erteilt, ohne dafür eine neue Akte anzulegen. Es kann sich aber auch um die Protokollierung von Telefonaten im Zusammenhang mit der Schlichtung eines bestimmten Falls handeln. Auf diese Weise bleiben auch Telefonate im Nachhinein nachvollziehbar und sind Bestandteil der Unterlagen zu einer bestimmten Akte. Eine ähnliche Funktionalität besteht für Briefe, deren Eingang und Inhalt erfasst werden können.
Dokumente
OmbuDesk unterstützt die Speicherung, Sichtbarkeit und das Versenden von Dokumenten auf unterschiedlichen Ebenen. Alle Parteien können Dokumente zu einer Akte hochladen. Dokumente sind initial vom Sender, als auch für die Schlichtungsstelle in der Akte sichtbar. Durch den:die Sachbearbeiter:in kann die Sichtbarkeit aber auch auf weitere Parteien ausgedehnt werden. Alle als E-Mail-Anhang empfangenen Dokumente werden ebenfalls automatisch der Akte hinzugefügt. Von dort aus können sie weitergeleitet und deren Sichtbarkeit modifiziert werden. Zusätzlich kann die Schlichtungsstelle eine Reihe von Standarddokumenten vorhalten, die dann bei Bedarf – auch gekoppelt an E-Mail-Vorlagen – an andere Parteien versendet, bzw. für diese freigegeben werden.
Messenger-Apps
Neben der Kommunikation per E-Mail und Portal besteht auch die Möglichkeit, Messenger-Apps in den Kommunikationsfluss zu integrieren. Diese Integration erfolgt kundenspezifisch, je nach Anforderung. Beispiele sind das Senden und Empfangen über WhatsApp, SMS oder den neueren RCS-Standard, der mittlerweile sowohl auf Android- als auch auf iOS-Geräten verfügbar ist.
Volltextsuche
Anwender:innen moderner Applikationen sind blitzschnelle Suche à la Google & Co. gewohnt. OmbuDesk trägt dem Rechnung durch die Integration einer Suchmaschine, die sehr große Mengen an Akten in Bruchteilen einer Sekunde über eine Volltextsuche durchsuchen kann. Dabei toleriert die Suchmaschine auch Tippfehler. So können Sachbearbeiter:innen alte Fälle effizient nach Begriffen, Personen oder Sachverhalten durchsuchen.
Komplexe Kriteriensuche
Neben der Volltextsuche können komplexe Suchkriterien formuliert und miteinander kombiniert werden. Die so konfigurierten Suchen können unter einem selbst vergebenen Namen gespeichert werden, um sie wiederholt aufrufen zu können. Auf diese Weise können einzelne Akten, abgeschlossene Akten der letzten zwei Wochen, alle Akten mit Antragsgegner:in XYZ und beliebige andere komplexe Suchen vorkonfiguriert und immer wieder genutzt werden.
Ähnlichkeitssuche
Eine spezielle Suchfunktion ist die KI-unterstützte Ähnlichkeitssuche. Dabei kann der:die Sachbearbeiter:in einen Sachverhalt frei formulieren. Die KI sucht nach Fällen, die der Beschreibung inhaltlich ähneln. Diese Art der Suche stellt eine neue Qualität dar, da auch Suchergebnisse angezeigt werden, wenn andere Begriffe als in einem vorangegangenen Fall verwendet werden.
Funktionen für die Konfiguration und Individualisierung der Anwendung
Textvorlagen und Textbausteine
Um eine effiziente Bearbeitung von Fällen zu ermöglichen, können sowohl globale als auch benutzerspezifische Textvorlagen und Textbausteine durch die Benutzer:innen konfiguriert werden. Textvorlagen dienen der Wiederverwendung häufig verwendeter Formulierungen in Form ganzer E-Mails oder einzelner Absätze. Innerhalb dieser vorformulierten Texte können Platzhalter verwendet werden, die durch individuelle Felder der Akte ersetzt werden. Beispiele hierfür sind Anreden, Namen der Parteien, Fallnummern und viele weitere Felder. Textvorlagen können auch mit der Erstellung von Fristen verknüpft werden, sodass ein Versenden von bestimmten Textvorlagen, automatisiert Fristerstellungen auslösen.
Custom Felder
OmbuDesk lässt sich hochgradig an die spezifischen Anforderungen von Ombuds- und Schlichtungsstellen anpassen. Diese Anpassungen werden von unserem Entwicklungsteam auf Kundenwunsch durchgeführt. Daneben gibt es auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Anpassungen durchzuführen. „Custom Felder” sind Felder, die durch die Schlichtungsstelle selbst definiert und jeder Akte hinzugefügt werden. Außerdem ist es möglich, diese Custom Felder automatisiert in die Antragsformulare zu übernehmen, sodass die Befüllung direkt durch die antragstellende Person erfolgen kann.
Benutzer:innen-Verwaltung
Die Authentifizierung von Benutzer:innen kann in OmbuDesk mühelos über die in der Schlichtungsstelle bereits etablierte Benutzerauthentifizierung (Stichwort: Single-Sign-On) erfolgen. OmbuDesk lässt sich in Office 365, Microsoft Active Directory, Google Workspace oder beliebige andere OAuth2-konforme Authentifizierungssysteme integrieren. Sollte eine solche Integration nicht erwünscht sein, kann auch die in OmbuDesk integrierte Benutzerverwaltung verwendet werden. Sie unterstützt das Anlegen und Sperren von Benutzer:innen, die Verwaltung von Rechten sowie das Ändern von Passwörtern.
Benutzerdefinierte Auswahllisten
An vielen Stellen der Software werden den Benutzer:innen Auswahllisten für die Befüllung von Datenfeldern angeboten. Das können der Status einer Akte, Anreden, Branchenauswahl oder andere Datenfelder sein. Um die Anwendung flexibler zu gestalten, können die Administrator:innen der OmbuDesk-Plattform viele dieser Auswahllisten selbst konfigurieren.
Ombudsstellen-Chatbot
Sowohl für Sachbearbeiter:innen als auch für Antragsteller:innen kann der OmbuDesk-Chatbot aktiviert werden. Er nutzt die jeweils aktuellsten verfügbaren Sprachmodelle (LLMs) und kann mit spezifischen Inhalten der jeweiligen Schlichtungsstellen „gefüttert” werden. So kann der Chatbot Fragen von Antragsteller:innen bereits im Vorfeld automatisiert beantworten und Sachbearbeiter:innen bei der Beantwortung und Lösung von Schlichtungsanträgen unterstützen.
Textvereinfachung
Oft ist es notwendig, komplexe, teils auch juristisch formulierte Auskünfte in einer für Laien möglichst verständlichen Form zu verfassen. Dabei hilft die KI-unterstützte Vereinfachungsfunktion, die diese Aufgabe übernimmt und Nachrichten entsprechend aufbereitet.
Automatisierte Übersetzung
OmbuDesk unterstützt die sachbearbeitende Person bei der Übersetzung von beliebigen Texten. Das können eingehende Nachrichten von Antragsteller:innen oder Antragsgegner:innen sein, aber auch das Übersetzen von ausgehenden Nachrichten. Insgesamt werden über 50 unterschiedliche Sprachen bei der Übersetzung unterstützt.
Automatisierte Zusammenfassungen der Akte
Zusammenfassungen sind eine der Stärken moderner Sprachmodelle. OmbuDesk nutzt diese Funktionalität, um anhand aller Daten einer Akte – inklusive Nachrichten und Dokumente – eine prägnante Zusammenfassung des Falls in Echtzeit zu erstellen. Dadurch werden Vertretungen oder Wiedereinarbeitungen in einem Fall wesentlich erleichtert und die Effizienz Ihrer Sachbearbeiter:innen gesteigert.
Microsoft Office 365
OmbuDesk integriert sich auf Wunsch in Office 365. Dabei wird die Rollenvergabe der Benutzer:innen (Superuser:in/Administrator:in/ Sachbearbeiter:in) über die Microsoft Entra Benutzeroberfläche verwaltet. Die Anmeldung zu OmbuDesk erfolgt über das reguläre Microsoft Login. So kann OmbuDesk ein Maximum an Sicherheit für den Anmeldeprozess garantieren. Ein- und Austritte von Personal werden so an einer einzelnen Stelle durchgeführt, der:die Benutzer:in muss sich keine zusätzlichen Passwörter merken. Ebenso erfolgt der gesamte E-Mail-Versand und -Empfang über Microsoft-spezifische Schnittstellen. Es wird die E-Mail-Domäne des Unternehmens verwendet. Neben der Authentifizierung unterstützt OmbuDesk unterschiedliche Formen der Reports und Exports in Microsoft Excel und Microsoft Word-Formate.
Google Workspace
OmbuDesk integriert sich auf Wunsch auch in Google Workspace. Dabei wird die Rollenvergabe derBenutzer:innen (Superuser:in/Administrator:in/Sachbearbeiter:in) über den Google Admin verwaltet. Die Anmeldung zu OmbuDesk erfolgt über das reguläre Google Login. So kann OmbuDesk ein Maximum an Sicherheit für den Anmeldeprozess garantieren. Ein- und Austritte von Personal werden so an einer einzelnen Stelle durchgeführt. Der:die Benutzer:in muss sich keine zusätzlichen Passwörter merken.
Microsoft Active Directory
OmbuDesk kann optional Microsoft Active Directory für die Benutzer:innen-Authentifizerung und -Autorisierung verwenden. Sie administrieren wie gewohnt Ihre Benutzer:innen in MS AD, OmbuDesk authentifiziert die Benutzer dagegen und ruft die dem:der Benutzer:in zugeordneten OmbuDesk-Gruppen ab, um deren Rechte zu steuern.
OAuth 2.0
Neben der Integration von Microsoft und Google kann OmbuDesk natürlich auch nahtlos an beliebige OAuth-2-konforme Authentifizierungsserver, wie beispielsweise JBoss Keycloak, angebunden werden.
ReST API
Alle Funktionen der OmbuDesk-Software sind über eine ReST-Schnittstelle verfügbar. Auf diese Weise kann OmbuDesk in ein beliebiges anderes System integriert werden. Gerne beraten Sie unsere Software-Ingenieur:innen über die sich daraus ergebenden, weitreichenden Möglichkeiten.
Umgekehrt bauen wir auf Wunsch auch beliebige Schnittstellen von OmbuDesk in andere Systeme ein.
Datenimport/Migration der Akten der Altanwendung
Sie wollen die Daten Ihrer Altanwendung in OmbuDesk übernehmen? Kein Problem. Wir haben weitreichende Erfahrungen mit der Migration von Daten aus Altsystemen. Nach Analyse der Datenstrukturen der Altanwendung implementieren wir Migrationsskripte, die in Folge Ihre Altdaten zu einem definierten Zeitpunkt hochperformant und voll automatisiert in OmbuDesk importieren.
Funktionen wie Fristsetzungen, Statuswechsel, Genehmigungsmechanismen aber auch Urlaubsvertretung, helfen Ihnen, die Prozesse im Zuge der Fallbearbeitung zu steuern.
Fristsetzungen
OmbuDesk unterstützt Sie beim Setzen von Fristen, um Ihre Akten zum richtigen Zeitpunkt wieder vorgelegt zu bekommen. Verstreicht eine Frist, so taucht die Akte automatisch im Dashboards der sachbearbeitenden Person auf. So wird die Wiederaufnahme der Fallbearbeitung ausgelöst und es bleibt kein Fristablauf unbemerkt. Diese Funktion unterstützt die Sachbearbeiter:innen, sich auf die zu einem Zeitpunkt wesentlichen Akten zu fokussieren.
Freigabe- und Genehmigungsprozesse
Je nach Organisationsstruktur kann es notwendig sein, dass für bestimmte Entscheidungen weitere Mitarbeiter:innen in den Schlichtungsfall eingebunden werden. OmbuDesk unterstützt dies durch Freigabe- und Genehmigungsprozesse. Sowohl Nachrichtenentwürfe, als auch Statuswechsel der Akte können für die Freigabe an dafür autorisiertes Personal weitergeleitet werden. Diese Mitarbeiter:innen werden in Folge über das Dashboard und eine E-Mail-Benachrichtigung informiert, dass ausständige Freigaben vorliegen. Sobald die Freigabe oder Ablehnung des Antrags erfolgt, wird wiederum der:die Antragsteller:in notifiziert. Die Fallbearbeitung kann dann fortgesetzt werden. Diese Freigabeprozesse werden mitprotokolliert, um die dahinterliegenden Entscheidungsprozesse nachvollziehbar und transparent abzuwickeln.
Unterstützung unterschiedlicher Verfahrensarten
Neben einfachen Schlichtungsverfahren kann OmbuDesk wahlweise auch erweiterte Verfahrensarten, wie beispielsweise über den Rechtsweg durchgeführte Verfahren, unterstützen. Kontaktieren Sie uns gerne, sodass wir Sie bei der Umsetzung Ihrer speziellen Anforderungen unterstützen können.
Verfolgung und Nachvollziehbarkeit des Aktenstatus
Der Status einer Akte beschreibt den Fortschritt in der Sachbearbeitung. Die einzelnen Werte für den Status können durch die Administrator:innen frei definiert werden. Jeder Statuswechsel wird in der Anwendung mit Datum, Uhrzeit und dem Namen der sachbearbeitenden Person, die den Statuswechsel durchgeführt hat, mitprotokolliert. Das Gleiche gilt für alle versendeten Nachrichten, angefertigten Notizen und hochgeladenen Dokumente. Auf diese Art und Weise ist der Prozess transparent und jederzeit nachvollziehbar.
Urlaubsvertretungen
OmbuDesk verfügt über eine einfache und wirkungsvolle Möglichkeit, Kolleg:innen in ihrem Urlaub bzw. Krankenstand zu vertreten. Dabei schlüpft eine mitarbeitende Person in die Rolle des:der Kolleg:in und navigiert innerhalb der Ansicht der vertretenen Position. Bei allen Aktionen wird die tatsächlich durchführende Person erfasst, sodass auch im Falle einer Urlaubsvertretung die Nachvollziehbarkeit aller Schritte gewährleistet ist.
OmbuDesk ist ein Produkt von CIIT Software. Wir sind schon über 20 Jahre auf die Entwicklung von individuellen Software-Lösungen fokussiert. Informieren Sie uns gerne über Ihre Bedürfnisse und Wünsche. Gemeinsam finden wir eine auf Sie zugeschnittene Lösung.
OmbuDesk ist DSGVO-konform.
Ja. Ab Juni 2025 sind alle Websites, die unter die EU-Gesetzgebung zur Barrierefreiheit (EAA) fallen, dazu verpflichtet, den WCAG 2.1 AA-Standard zu erfüllen. OmbuDesk erfüllt bereits alle Voraussetzungen dafür. Beispielsweise kann innerhalb der Textvorlagen auf einfache Sprache gewechselt werden.
Ja – Sie haben die Möglichkeit, 30 Tage lang eine Demo-Version kostenlos auszuprobieren. Überzeugen Sie sich gerne selbst von unseren effizienten Funktionen ausgerichtet auf einen einfachen Verwaltungsprozess.
Zahlungen erfolgen auf Rechnung.
Falls Sie sich dazu entscheiden, Ihr Abonnement-Paket zu wechseln, kontaktieren Sie uns gerne! Gemeinsam werden wir eine an Sie angepasste Lösung finden.
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