Was kann OmbuDesk?

Unsere Funktionen im Detail.

Basismodule

Antragsformulare

Mithilfe unserer Antragsformulare können Informationen zu Beschwerdegegner:in, persönlichen Daten oder bisherigen Arbeitsschritten einfach erfasst werden. Ebenso können relevante Unterlagen hochgeladen werden.

Aktenansichten

Ob über E-Mail, Telefon oder Online-Formular: Basierend auf KI werden gesammelte Informationen automatisch einzelnen Akten zugeordnet. Die Definition zuständiger Mitarbeiter:innen ermöglicht einen geordneten Arbeitsablauf und eine strukturierte Auflistung.

Verwaltung Antragssteller:in

Antragsstellende können jederzeit den Status ihrer Anfrage online einsehen und bearbeiten. Somit erfolgt ein dynamischer und ständig aktualisierbarer Kommunikationsprozess.

Verwaltung Antragsgegner:in

Auch Antragsgegner:innen haben Zugriff zu individuellen Portalen, in denen Fälle strukturiert geordnet werden. Dort können sie Fälle sichten, Nachrichten schreiben und Unterlagen hochladen.

Administrationsmodule

Textvorlagen

Unsere Textvorlagen ermöglichen es Ihnen, standardisierte E-Mails schnell und effizient zu erstellen. So können wiederkehrende Kommunikationsprozesse automatisiert werden.

Selbstdefinierte Felder

Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder zur Optimierung Ihres Prozesses.

Benutzerverwaltung

Durch die Aufteilung der 3 Instanzen Antragssteller:in, Antragsgegner:in und Ombudsstelle, kann eine einfache Benutzerverwaltung gewährleistet werden. Ändern Sie Sichtbarkeiten und wählen Sie, welche Partei auf welche Nachrichten oder Unterlagen zugreifen kann.

Auswahllisten

Geordnete Auswahllisten schaffen einen strukturierten Arbeitsbereich.

KI-Module

Chat-Bot

Stellen Sie dem OmbuDesk-Chatbot Fragen zu Ihren Anliegen.

Textvereinfachung

Komplexe Sachverhalte können mithilfe eines Mausklicks vereinfacht werden. Somit kann ein umfangreiches Verständnis zwischen Ombudsstelle, Antragssteller:in als auch Antragsgegner:in erleichtert werden.

Text-Übersetzung

Wählen Sie Ihre präferierte Sprache und lassen Ihren Text übersetzen. Basierend auf neuronalen Übersetzungsmöglichkeiten, kann eine hohe Übersetzungsqualität gewährleistet werden.

Antwortenentwurf

Lassen Sie sich einen passenden Antwortenentwurf vorschreiben. Dadurch wird das Ergebnis optimiert während Sie gleichzeitig Zeit sparen.

Zusammenfassung

Profitieren Sie von einer umfassenden Zusammenfassung Ihrer Akten. So sehen Sie auf den ersten Blick welche Parteien involviert sind, welche Schritte bereits erfolgt sind und in welchem Status sich der Fall befindet.

Suchfunktionen

Volltextsuche

Durchsuchen Sie die notwendigen Dokumente mithilfe unserer Volltext-Suchfunktion.

Komplexe Kriteriensuche

Suchen Sie mithilfe Kriterien und Filtertypen, die auf das optimale Ergebnis ausgelegt sind.

Ähnlichkeitssuche

Unsere optimierte Ähnlichkeitssuche hilft Ihnen, intelligente Suchergebnisse zu erzielen. So werden nicht nur exakt die von Ihnen eingegebenen Stichwörter gesucht, sondern auch verwandte Begriffe.

Alt- & Neudaten

REST-Schnittstelle

Die Rest-API unterstützt den Automatisierungsprozess und steigert die Effizienz.

Migration der Altanwendung

Wir achten auf eine gewissenhafte Migration Ihrer Altanwendung.

Import der Altdaten

Sorgen Sie sich nicht um das Verlorengehen Ihrer Altdaten - wir gewährleisten eine effiziente Übertragung auf OmbuDesk.

Excel-Export

Wandeln Sie Ihre Daten mit einem Mausklick in eine Excel-Tabelle um.

Word-Export

Ebenso können Ihre Daten mithilfe eines Handgriffs in ein Word-Dokument umgewandelt werden.

Kommunikationsmodule

Portalzugriff aller Parteien

Die drei Instanzen Ombudsstelle, Antragssteller:in und Antragsgegner:in haben Zugriff auf Ihre eigenen Portale, zugänglich mit ihren persönlichen Daten.

E-Mails, Telefonate, Briefe, Dokumente, Messenger-Apps

Wählen Sie Ihre bevorzugten Kommunikationskanäle kompatibel mit OmbuDesk.

Integrationsmodule

Office 365

Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dateien mit Office 365 zu bearbeiten. Die Kompatibilität mit OmbuDesk ist gewährleistet.

Google

Auch Ihre Google-Anwendungen sind mit OmbuDesk kompatibel.

MS Exchange

Machen Sie Gebrauch von den MS Exchange-Funktionen wie E-Mail-Konten, Kalender oder Kontakte. OmbuDesk gewährleistet reibungslose Integration.

MS-AD

OmbuDesk ist mit MS-AD kompatibel:

SMTP/IMAP

Nutzen Sie auch SMTP und IMAP für den Versand und Empfang von E-Mails. Diese Funktionen sind in OmbuDesk nahtlos eingebunden.

oAuth 2.0

Mit OmbuDesk wird Sicherheit und Komfort garantiert. Greifen Sie mit Ihrem Google- oder Microsoft-Konto auf die Anwendung oder Daten zu.

Prozessmodule

Fristen

Setzen Sie Fristen zur Beantwortung von E-Mails, um einen flüssigen Verwaltungsprozess zu gewährleisten.

Freigaben

Genehmigungen

Die Funktion Genehmigungsprozesse ermöglicht es Ihnen, sowohl einfache als auch komplexe Freigabeverfahren effizient abzubilden. Automatisierte Workflows erleichtern eine schnelle und transparente Abwicklung und gewährleisten eine optimierte Zusammenarbeit im Team.

Statusänderungen

Der Status eines Falls kann jederzeit geändert werden. So ist auf den ersten Blick klar ersichtlich, in welcher Phase er sich befindet und welche die nächsten Schritte sein werden.

Fallabschlüsse

Ist ein Fall abgeschlossen, kann er dementsprechend gekennzeichnet werden. Dies verhilft zu einem strukturierten Überblick der Akten.

Betriebsplattformen

In-Cloud

Es besteht die Möglichkeit, OmbuDesk in der Cloud zu betreiben.

On-Premises

Sie haben außerdem die Möglichkeit, OmbuDesk auf Ihrer eigenen Unternehmens-Hardware zu betreiben.

SAAS

Wenn Sie die "Software as a Service"-Variante wählen, können Sie OmbuDesk über das Internet nutzen. Wir verwalten Hardware, Software und Infrastruktur - Sie können über einen Browser oder eine App darauf zugreifen.

Lizenzkauf

Im Gegensatz zur SAAS-Variante, können Sie einmalig Ihre OmbuDesk-Lizenz erwerben.

Anfragen der Antragsstellenden

Ob über E-Mail, Telefon oder Online-Formular: Basierend auf KI werden gesammelte Informationen automatisch einzelnen Akten zugeordnet. Die Definition zuständiger Mitarbeiter:innen ermöglicht einen geordneten Arbeitsablauf und eine strukturierte Auflistung.

Selbstverwaltung der Antragsstellenden

Antragsstellende können jederzeit den Status ihrer Anfrage online einsehen und bearbeiten. Somit erfolgt ein dynamischer und ständig aktualisierbarer Kommunikationsprozess.

Definierte interne Prozesse

Es können klare Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten festgelegt werden, um die Effizienz und Transparenz innerhalb des Unternehmens zu steigern. OmbuDesk unterstützt Sie dabei, Prozesse präzise zu dokumentieren und nahtlos in Ihre täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Textvorlagen

Unsere Textvorlagen ermöglichen es Ihnen, standardisierte E-Mails schnell und effizient zu erstellen. So können wiederkehrende Kommunikationsprozesse automatisiert werden.

Reports

Wir bieten Ihnen eine detaillierte und anpassbare Auswertung Ihrer Daten. So haben Sie einen Überblick über die durchschnittliche Bearbeitungsdauer eines Falls, Statistiken zu Schadensersatz oder erwirtschafteten Geldbeträgen als auch die Anzahl erfolgreich bearbeiteter Fälle.

KI-Integration

Intuitiv und effizient: Basierend auf künstlicher Intelligenz können Sie von unterschiedlichen Übersetzungsmöglichkeiten, Korrektur sowie Vereinfachung von Text, einer leistungsfähigen Suchmaschinenfunktion und einem Chatbot Gebrauch machen.

Darstellung der Ereignisse

Alle Ereignisse werden chronologisch innerhalb einer Akte dargestellt. Dazu zählen E-Mails und andere Nachrichtenkommunikation, Dokumente, Notizen, Fristen, Statuswechsel sowie der Abschluss der Akte.

Sicherer Umgang mit personenbezogenen Daten

Gemäß DSGVO kann von einer automatisierten Anonymisierung sowie Löschung von sensiblen Daten Gebrauch gemacht werden.

Regelung der Sichtbarkeit

Die Sichtbarkeit von etwa sensiblen Dokumenten oder Nachrichten innerhalb einer Akte kann eingeschränkt werden, sollte dies einen produktiven Kommunikationsprozess begünstigen.

FAQ

OmbuDesk ist ein Produkt von CIIT Software. Wir sind schon über 20 Jahre auf die Entwicklung von individuellen Software-Lösungen fokussiert. Informieren Sie uns gerne über Ihre Bedürfnisse und Wünsche. Gemeinsam finden wir eine auf Sie zugeschnittene Lösung. 

OmbuDesk ist DSGVO-konform. 

Ja. Ab Juni 2025 sind alle Websites, die unter die EU-Gesetzgebung zur Barrierefreiheit (EAA) fallen, dazu verpflichtet, den WCAG 2.1 AA-Standard zu erfüllen. OmbuDesk erfüllt bereits alle Voraussetzungen dafür. Beispielsweise kann innerhalb der Textvorlagen auf einfache Sprache gewechselt werden.

Ja – Sie haben die Möglichkeit, 30 Tage lang eine Demo-Version kostenlos auszuprobieren. Überzeugen Sie sich gerne selbst von unseren effizienten Funktionen ausgerichtet auf einen einfachen Verwaltungsprozess.

Zahlungen erfolgen auf Rechnung.

Falls Sie sich dazu entscheiden, Ihr Abonnement-Paket zu wechseln, kontaktieren Sie uns gerne! Gemeinsam werden wir eine an Sie angepasste Lösung finden.

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