Ombudesk 1.2
Entdecken Sie Features, die Ihre täglichen Abläufe vereinfachen, Prozesse automatisieren und Sie von der ersten Eingabe bis zum Abschluss eines Falls optimal unterstützen.
Barrierefreiheit
Barrierefreiheit auf höchstem Niveau
ombudesk wurde konsequent für eine möglichst barrierefreie Nutzung entwickelt. Die Benutzeroberfläche orientiert sich an den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 und berücksichtigt Anforderungen bis zur höchsten Konformitätsstufe AA bzw. AAA sowie relevante Vorgaben der EN 301 549.
Klare Strukturen, optimierte Kontraste, verständliche Inhalte, Tastaturbedienung und die Unterstützung von Screenreadern und anderen assistiven Technologien ermöglichen einen möglichst einfachen und gleichberechtigten Zugang.
Barrierefreie Dokumente
Auch die mit ombudesk erstellten Dokumente und Schriftstücke können barrierefrei ausgegeben werden. Strukturierte Inhalte, korrekt ausgezeichnete Überschriften und weitere für assistive Technologien relevante Dokumentinformationen unterstützen insbesondere die Nutzung mit Screenreadern.
Damit endet Barrierefreiheit nicht an der Benutzeroberfläche: Sie wird auch bei der Erstellung und Bereitstellung von Dokumenten konsequent mitgedacht.
So unterstützt ombudesk eine durchgängig barrierearme digitale Fallbearbeitung – von der Bedienung der Anwendung bis zum fertigen Dokument.
Enderledigung
Erstellen Sie Abschlussschreiben für Schlichtungsverfahren direkt in der digitalen Fallakte. ombudesk unterstützt Sie dabei von der ersten Formulierung bis zum final freigegebenen Dokument.
Mit Vorlagen, Platzhaltern und wiederverwendbaren Textbausteinen lassen sich häufig benötigte Formulierungen schnell einfügen und einheitliche Schreiben erstellen. Der integrierte Texteditor bietet alle gewohnten Formatierungsmöglichkeiten für die individuelle Bearbeitung.
Ein integrierter Freigabeprozess nach dem 4-Augen-Prinzip sorgt für zusätzliche Qualitätssicherung: Das fertige Schreiben wird zur Prüfung an eine Kollegin oder einen Kollegen übermittelt und anschließend finalisiert.
Nach der Freigabe erstellt ombudesk automatisch das finale Dokument, legt es unveränderbar in der digitalen Fallakte ab und stellt es als PDF zum Download bereit.
Ihre Vorteile: Schnellere Erstellung von Abschlussschreiben, einheitliche Formulierungen, integrierte Qualitätssicherung und eine lückenlose Ablage direkt beim jeweiligen Fall.
Briefbuttler Integration
Briefe digital versenden mit BriefButler
Versenden Sie postalische Briefe direkt aus ombudesk. Über die Integration mit HPC Dual (BriefButler) werden Ihre Dokumente digital übermittelt und anschließend als physische Briefe produziert und postalisch zugestellt – ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Eine Amtssignatur ist für den Versand nicht erforderlich.
Virenscanner
Funktionsweise des Virenscanners
Alle Dokumente werden unabhängig vom Eingangskanal (E-Mail-Anhang, Online-Formular oder Portal) automatisch auf Viren überprüft.
Der aktuelle Status wird direkt neben dem Dateinamen durch ein farbiges Symbol angezeigt:
Gelb – Scan läuft: Die Datei wird aktuell auf Viren überprüft.
Grün – Sauber: Die Überprüfung ist abgeschlossen. Es wurden keine Viren gefunden.
Rot – Virus gefunden: Ein Virus wurde erkannt. Der ursprüngliche Dateiinhalt wird aus Sicherheitsgründen entfernt.
Download bei Virenfund:
Wird bei einer infizierten Datei auf „Herunterladen“ geklickt, wird anstelle der ursprünglichen Datei eine TXT-Datei heruntergeladen. Diese enthält den Hinweis, dass der ursprüngliche Inhalt aus Sicherheitsgründen entfernt wurde, sowie den Namen des erkannten Virus.
Download während der Virenprüfung:
Wird versucht, eine Datei herunterzuladen, während der Virenscan noch läuft (gelber Status), erscheint eine entsprechende Warnmeldung. Der Download muss in diesem Fall ausdrücklich bestätigt werden.
Die drei unterschiedlichen Scanstatus sind im beigefügten Screenshot beispielhaft dargestellt.
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