Jelentkezési lapok
Az OmbuDesk egy vagy több pályázati űrlapot tartalmaz. Használja a kész űrlapok egyikét, vagy az Ön egyedi igényeihez igazított űrlapot. Természetesen az űrlapok mindig az Ön vállalati arculatához igazodnak. Az űrlapok az Ön CMS-ébe is integrálhatók, és így zökkenőmentesen illeszkednek weboldalához.
Műszerfal
A hatékony munkavégzéshez elengedhetetlen a célzott munkafolyamat. Az OmbuDesk műszerfal támogatja ebben a felhasználókat. Világosan megjeleníti a feldolgozási lépést igénylő fájlokat és üzeneteket. Ezek lehetnek egy fájlhoz érkezett üzenetek, lejárt határidők, függőben lévő jóváhagyások vagy egyéb figyelmet igénylő események.
Jelentés műszerfal
A jelentés műszerfala lehetővé teszi, hogy néhány kattintással megjelenítse az egyeztető szerv adatait. Ez azt jelenti, hogy Ön és csapata mindig áttekintheti a munkájával kapcsolatos fontos kulcsadatokat.
Fájl nézetek
Az OmbuDesk központi nézete a fájl vagy ügy. Itt jelenik meg a jelentkezési lap összes adata. Az ügy státuszt kap, és megjelenik az összes esemény idővonala. Ez tartalmazza az összes üzenetet, feltöltött dokumentumot, határidőt és státuszváltozást. Minden egyes műveletnél látható, hogy ki és mikor hajtotta végre.
Adminisztráció Pályázók
Minden egyes ügyhöz egy kérelmezőt rendelnek hozzá, de a kérelmező nevében eljáró képviselőket is be lehet jegyezni. Ha egy kérelmező először nyit ügyet, akkor egy törzsadat rekordot hoz létre a kérelmező számára. A későbbi kérelmek esetében a kérelmezőt például az e-mail címe alapján ismerik fel, és automatikusan hozzárendelik az ügyhöz.
A kérelmezőhöz rendelt összes ügy a kérelmező részletes nézetében jelenik meg. Innen közvetlenül a megfelelő ügyhöz navigálhat. Természetesen lehetőség van a pályázók keresésére és szűrésére is.
Adminisztráció Alperesek
Minden ügyet egy vagy több alpereshez rendelnek. A jelentkezési lapon szereplő információk alapján a rendszer már ismert cégeket javasol alperesnek. Így elkerülhető az alperesek kétszeri létrehozása. Az ügykezelők az adatokban lévő duplikációk kiküszöbölése érdekében egyesíthetik az alpereseket.
Az alpereshez rendelt összes ügy az adott alperes részletes nézetében jelenik meg. Innen közvetlenül az adott ügyhöz navigálhat. Természetesen lehetőség van az alperesek keresésére és szűrésére.
Többnyelvűség (nemzetközivé válás)
Az alkalmazás alapértelmezés szerint német és angol nyelven érhető el mind az ügykezelő, mind a kérelmező és az alperes számára. A megjelenített nyelv a felhasználó böngészőjének beállításaitól függ. A nyelv azonban manuálisan is megváltoztatható. Kérésre további nyelvek is hozzáadhatók.
GDPR-konform adattörlés
Az alkalmazás automatikusan megkeresi az adatokat a már lezárt régi ügyek után, és automatikusan anonimizálja azokat. Ez azt jelenti, hogy a statisztikai adatok, például a kezelt esetek száma vagy kimenetele stb. megmarad. Azonban minden olyan tartalom, amely lehetővé teszi az egyénekre vonatkozó következtetések levonását, eltávolításra kerül. A régi adatok eltávolításának pontos időpontja az ügyfél kérésére egyedileg konfigurálható.
Portál-hozzáférés minden fél számára
Az alkalmazásnak van egy belső felhasználói felülete, amelyet az esetkezelők működtetnek. Ez a felhasználói felület használható az ügyek feldolgozására és a békéltető testület nevében történő kommunikációra. Megfelelő jogosultságok megléte esetén a konfigurációk rendszergazdaként is elvégezhetők. Van egy nyilvánosan elérhető felhasználói felület is a kérelmezők és a válaszadók számára, amelyet minden érintett fél használhat saját ügyeinek megtekintésére. Ezek a felhasználók a felületet arra is használhatják, hogy üzeneteket küldjenek a békéltető testületnek és dokumentumokat töltsenek fel. E dokumentumok és üzenetek láthatóságát az ügy feldolgozásáért felelős személy ellenőrzi.
E-mailek és üzenetek
A felhasználói felületen keresztül minden fél küldhet és fogadhat üzeneteket. Ezenkívül a békéltető testület által küldött valamennyi üzenetet e-mailben is elküldi a feleknek. Minden fél e-mailben is küldhet üzeneteket a békéltető testületnek. A beérkezett e-maileket automatikusan hozzárendelik egy ügyhöz.
Telefonhívások és levelek
Az OmbuDesk lehetőséget kínál a telefonhívások és levelek naplózására. Ez lehet a békéltető testület által nyújtott információ, új fájl létrehozása nélkül. Lehet azonban egy adott ügy közvetítésével kapcsolatos telefonhívások naplózása is. Ily módon a telefonhívások visszamenőleg is nyomon követhetők, és egy adott ügy dokumentációjának részét képezik. Hasonló funkció létezik a levelek esetében is, amelyek kézhezvétele és tartalma rögzíthető.
Dokumentumok
Az OmbuDesk különböző szinteken támogatja a dokumentumok tárolását, láthatóságát és küldését. Minden fél feltölthet dokumentumokat egy fájlba. A dokumentumok kezdetben a feladó és az egyeztető szerv számára is láthatóak a fájlban. Az ügyintéző azonban a láthatóságot más felekre is kiterjesztheti. Az e-mail mellékletként beérkezett valamennyi dokumentum automatikusan hozzáadódik a fájlhoz is. Onnan továbbíthatók és láthatóságuk módosítható. Ezenkívül az egyeztető szerv számos szabványos dokumentumot is tárolhat, amelyeket aztán - szintén e-mail sablonokhoz kötve - szükség esetén elküldhet más feleknek, vagy kiadhat számukra.
Messenger alkalmazások
Az e-mailben és a portálon történő kommunikáció mellett lehetőség van a messenger-alkalmazások integrálására is a kommunikációs folyamatba. Ez az integráció az igényeknek megfelelően testre szabható. Ilyen például a WhatsAppon, SMS-en vagy az újabb RCS szabványon keresztül történő küldés és fogadás, amely már Android és iOS eszközökön is elérhető.
Teljes szöveges keresés
A modern alkalmazások felhasználói hozzászoktak a villámgyors keresésekhez a Google & Co. Az OmbuDesk ezt figyelembe veszi egy olyan keresőmotor integrálásával, amely a másodperc tört része alatt képes keresni nagyon nagy mennyiségű fájlban a teljes szöveges keresés segítségével. A keresőmotor tolerálja a gépelési hibákat is. Ez lehetővé teszi az ügykezelők számára, hogy hatékonyan keressenek régi ügyekben kifejezések, személyek vagy tények után.
Komplex kritérium keresés
A teljes szöveges keresés mellett összetett keresési feltételek is megfogalmazhatók és kombinálhatók egymással. Az így konfigurált keresések saját név alatt menthetők el, így ismételten előhívhatók. Ily módon előre beállíthatók és újra és újra használhatók az egyes fájlok, az elmúlt két hét lezárt fájljai, az összes olyan fájl, amelynek az XYZ címszó alatt található a neve:és bármely más összetett keresés.
Hamarosan elérhető: Hasonlósági keresés
Egy különleges keresési funkció a mesterséges intelligencia által támogatott hasonlósági keresés. Az ügyintéző szabadon megfogalmazhatja a tényállást. A mesterséges intelligencia olyan ügyeket keres, amelyek tartalmilag hasonlítanak a leíráshoz. Ez a fajta keresés új minőséget képvisel, mivel a keresési eredmények akkor is megjelennek, ha más kifejezéseket használnak, mint egy korábbi ügyben.
Az alkalmazás konfigurálására és testreszabására szolgáló funkciók
Szövegsablonok és szövegmodulok
Az ügyek hatékony feldolgozása érdekében a felhasználók globális és felhasználó-specifikus szövegsablonokat és szövegmodulokat is konfigurálhatnak. A szövegsablonok a gyakran használt megfogalmazások újrafelhasználására szolgálnak teljes e-mailek vagy egyes bekezdések formájában. Ezeken az előre megfogalmazott szövegeken belül helyőrzőket lehet használni, amelyeket a fájlban az egyes mezők helyettesítenek. Ilyen például a köszöntés, a felek neve, az ügyszámok és sok más mező. A szövegsablonok határidők létrehozásához is kapcsolhatók, így bizonyos szövegsablonok elküldése automatikusan kiváltja a határidőket.
Egyéni mezők
Az OmbuDesk nagymértékben testre szabható az ombudsmani és választottbírósági testületek egyedi követelményeihez. Ezeket a testreszabásokat fejlesztőcsapatunk végzi el az ügyfél kérésére. Lehetőség van személyre szabott beállítások elvégzésére is. Az „egyéni mezők” olyan mezők, amelyeket maga a választottbírósági testület határoz meg és ad hozzá minden egyes fájlhoz. Lehetőség van arra is, hogy ezek az egyéni mezők automatikusan átkerüljenek a jelentkezési lapokra, hogy azokat közvetlenül a kérelmet benyújtó személy tölthesse ki.
Felhasználó:belső adminisztráció
A felhasználók az OmbuDeskben egyszerűen hitelesíthetők az egyeztető testületben már létrehozott felhasználói hitelesítéssel (kulcsszó: egyszeri bejelentkezés). Az OmbuDesk integrálható az Office 365, a Microsoft Active Directory, a Google Workspace vagy bármely más OAuth2-kompatibilis hitelesítési rendszerbe. Ha ilyen integráció nem kívánatos, akkor az OmbuDeskbe integrált felhasználói adminisztráció is használható. Ez támogatja a felhasználók létrehozását és letiltását, a jogok kezelését és a jelszavak módosítását.
Felhasználó által meghatározott kiválasztási listák
A szoftver számos pontján a felhasználóknak az adatmezők kitöltéséhez választási listákat kínálnak fel. Ezek lehetnek a fájl állapota, üdvözlések, iparági kiválasztás vagy más adatmezők. Az alkalmazás rugalmasabbá tétele érdekében az OmbuDesk platform adminisztrátorai számos ilyen kiválasztási listát maguk konfigurálhatnak.
Ombudsman chatbot
Az OmbuDesk chatbot mind az ügykezelők, mind a kérelmezők számára aktiválható. A legfrissebb rendelkezésre álló nyelvi modelleket (LLM) használja, és az adott vitarendezési központoktól konkrét tartalommal „táplálható”. Ez lehetővé teszi, hogy a chatbot automatikusan előre válaszoljon a kérelmezők kérdéseire, és támogassa az ügykezelőket a békéltetési kérelmek megválaszolásában és megoldásában.
Szöveg egyszerűsítése
Gyakran van szükség arra, hogy az összetett, olykor jogilag is megfogalmazott információkat a laikusok számára a lehető legérthetőbb formában írjuk le. Ebben segít a mesterséges intelligencia által támogatott egyszerűsítési funkció, amely átveszi ezt a feladatot, és ennek megfelelően készíti elő az üzeneteket.
Automatizált fordítás
Az OmbuDesk támogatja az ügyet kezelő személyt bármely szöveg fordításával. Ez lehet a kérelmezőktől vagy alperesektől érkező üzenetek, de a kimenő üzenetek fordítása is. Összesen több mint 50 különböző nyelven támogatott a fordítás.
A fájl automatizált összefoglalói
Az összefoglalók a modern nyelvi modellek egyik erőssége. Az OmbuDesk ezt a funkciót használja arra, hogy valós időben tömör összefoglalót készítsen az ügyről a fájlban lévő összes adat - beleértve az üzeneteket és a dokumentumokat is - alapján. Ez nagyban megkönnyíti az ügyben történő helyettesítést vagy újbóli kijelölést, és növeli az ügykezelők hatékonyságát.
Microsoft Office 365
Az OmbuDesk igény szerint integrálható az Office 365-be, így a felhasználók szerepkörének (szuperfelhasználó/adminisztrátor/ügyintéző) kijelölése a Microsoft Entra felhasználói felületen keresztül kezelhető. Az OmbuDeskbe való bejelentkezés a szokásos Microsoft bejelentkezési felületen keresztül történik. Ez lehetővé teszi, hogy az OmbuDesk maximális biztonságot garantáljon a bejelentkezési folyamathoz. A személyzet belépése és kilépése egyetlen helyen történik, és a felhasználónak nem kell további jelszavakat megjegyeznie. Hasonlóképpen, a teljes e-mail küldési és fogadási folyamat a Microsoft-specifikus interfészeken keresztül történik. A vállalat e-mail tartományát használják. A hitelesítés mellett az OmbuDesk támogatja a jelentések különböző formáit és az exportálást Microsoft Excel és Microsoft Word formátumban.
Google munkaterület
Az OmbuDesk igény esetén a Google Workspace-be is integrálható. A felhasználók szerepkiosztása (szuperfelhasználó/adminisztrátor/ügyintéző) a Google Adminon keresztül kezelhető. Az OmbuDeskbe való bejelentkezés a szokásos Google bejelentkezésen keresztül történik. Ez lehetővé teszi, hogy az OmbuDesk maximális biztonságot garantáljon a bejelentkezési folyamathoz. Ez azt jelenti, hogy a munkatársak belépése és kilépése egyetlen helyen történhet. A felhasználónak nem kell további jelszavakat megjegyeznie.
Microsoft Active Directory
Az OmbuDesk opcionálisan használhatja a Microsoft Active Directory-t a felhasználók hitelesítésére és engedélyezésére. Ön a szokásos módon adminisztrálja felhasználóit az MS AD-ben, de az OmbuDesk hitelesíti a felhasználókat, és lekérdezi a felhasználóhoz rendelt OmbuDesk-csoportokat a jogaik ellenőrzése érdekében.
OAuth 2.0
A Microsoft és a Google integrációja mellett az OmbuDesk természetesen bármely OAuth 2-kompatibilis hitelesítési szerverhez, például a JBoss Keycloakhoz is zökkenőmentesen csatlakoztatható.
ReST API
Az OmbuDesk szoftver minden funkciója elérhető a ReST interfészen keresztül. Ez azt jelenti, hogy az OmbuDesk bármely más rendszerbe integrálható. Szoftvermérnökeink szívesen adnak Önnek tanácsot az így megnyíló széleskörű lehetőségekről.
Ezzel szemben kérésre az OmbuDesk bármelyik interfészét más rendszerekbe is integrálhatjuk.
A régi alkalmazásból származó fájlok adatimportálása/migrálása
Szeretné átvinni az adatokat a régi alkalmazásából az OmbuDeskbe? Nem probléma. Nagy tapasztalattal rendelkezünk a régi rendszerekből származó adatok migrálásában. A régi alkalmazás adatszerkezetének elemzése után olyan migrációs szkripteket implementálunk, amelyek egy meghatározott időpontban, nagy teljesítményű és teljesen automatizált folyamat keretében importálják a régi adatokat az OmbuDeskbe.
Az olyan funkciók, mint a határidők beállítása, státuszváltozások, engedélyezési mechanizmusok és szabadság helyettesítések segítenek az ügyek feldolgozása során a folyamatok ellenőrzésében.
Határidők
Az OmbuDesk támogatja Önt a határidők meghatározásában, hogy az akták a megfelelő időben kerüljenek újra benyújtásra. Ha egy határidő lejár, az ügy automatikusan megjelenik az ügyet feldolgozó személy műszerfalán. Ez kiváltja az ügyfeldolgozás újraindítását, és biztosítja, hogy egyetlen határidő se járjon le észrevétlenül. Ez a funkció segít az ügykezelőknek abban, hogy az adott időpontban fontos aktákra összpontosíthassanak.
Felszabadítási és engedélyezési folyamatok
A szervezeti felépítéstől függően bizonyos döntések esetében szükség lehet arra, hogy más munkavállalókat is bevonjanak a vitarendezési folyamatba. Az OmbuDesk ezt a felszabadítási és engedélyezési folyamatok révén támogatja. Mind az üzenettervezetek, mind az akták állapotváltozásai továbbíthatók jóváhagyásra a felhatalmazott munkatársaknak. Ezek az alkalmazottak ezután a műszerfalon és egy e-mailes értesítésen keresztül értesülnek arról, hogy jóváhagyásra várnak. Amint a kérelmet jóváhagyták vagy elutasították, a kérelmezőt ismét értesítik. Az ügy feldolgozása ezután folytatódhat. Ezek a jóváhagyási folyamatok is naplózásra kerülnek, hogy a mögöttes döntéshozatali folyamatok nyomon követhetők és átláthatóak legyenek.
Különböző folyamattípusok támogatása
Az egyszerű választottbírósági eljárásokon kívül az OmbuDesk opcionálisan támogatni tudja a kiterjesztett típusú eljárásokat is, például a bírósági eljárásokat. Kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot, hogy támogatni tudjuk Önt egyedi igényeinek megvalósításában.
A fájl státuszának nyomon követése és nyomon követhetősége
A fájl állapota a feldolgozás előrehaladását írja le. A státusz egyedi értékeit a rendszergazda szabadon meghatározhatja. Az alkalmazásban minden egyes státuszváltozást naplózunk, a dátummal, az időponttal és az ügyet feldolgozó személy nevével, aki a státuszváltozást végrehajtotta. Ugyanez vonatkozik minden elküldött üzenetre, létrehozott feljegyzésre és feltöltött dokumentumra is. Ily módon a folyamat átlátható és bármikor nyomon követhető.
Nyaralás helyettesítések
Az OmbuDesk egyszerű és hatékony megoldást kínál a szabadságon vagy betegszabadságon lévő kollégák helyettesítésére. A munkavállaló átveszi a kolléga szerepét, és a helyettesített pozíció nézetén belül navigál. Minden műveletnél rögzítésre kerül a tevékenységet ténylegesen végző személy, így minden lépés nyomon követhetősége garantált még szabadságon lévő helyettesítés esetén is.
Az OmbuDesk a CIIT Software terméke. Több mint 20 éve összpontosítunk az egyedi szoftvermegoldások fejlesztésére. Kérjük, tájékoztasson minket igényeiről és kívánságairól. Együtt megtaláljuk a személyre szabott megoldást az Ön számára.
Az OmbuDesk GDPR-kompatibilis.
Igen, 2025 júniusától az EU akadálymentesítési törvénye (EAA) hatálya alá tartozó valamennyi weboldalnak meg kell felelnie a WCAG 2.1 AA szabványnak. Az OmbuDesk már most is teljesíti az erre vonatkozó összes követelményt. A szövegsablonokon belül például lehetőség van egyszerű nyelvre váltani.
Igen - lehetősége van arra, hogy 30 napig ingyenesen kipróbálja a demóverziót. Győződjön meg saját szemével, hogy mennyire hatékonyak a funkcióink és mennyire egyszerű az adminisztrációs folyamat.
A kifizetések számlára történnek.
Ha úgy dönt, hogy megváltoztatja előfizetési csomagját, kérjük, lépjen kapcsolatba velünk! Együtt megtaláljuk a személyre szabott megoldást az Ön számára.
