Ügyintézési űrlapok
Az OmbuDesk egy vagy több ügyintézési űrlapot kínál. Választhat a kész űrlapok közül, vagy kérhet egyedi igényeire szabott megoldást is. Az űrlapok minden esetben az Ön vállalati arculatához igazodnak. Igény esetén a meglévő CMS-rendszerébe is integrálhatók, így zökkenőmentesen illeszkednek weboldalához.
Dashboard
A hatékony munkavégzés alapja a jól kialakított munkafolyamat. Az OmbuDesk Dashboard ebben nyújt támogatást a felhasználóknak. Átlátható módon jeleníti meg azokat az ügyeket és üzeneteket, amelyek további intézkedést igényelnek.
Kimutatási dashboard
A kimutatási dashboard segítségével néhány kattintással áttekintheti a békéltető testület legfontosabb adatait. Így Ön és csapata mindig naprakész képet kap a munkához kapcsolódó legfontosabb mutatókról.
Ügyáttekintés
Az OmbuDesk központi eleme az ügyáttekintés. Itt egy helyen jelennek meg a benyújtott űrlap adatai, az ügy aktuális státusza, valamint az összes kapcsolódó esemény idővonala. Az áttekintés tartalmazza az üzeneteket, a feltöltött dokumentumokat, a határidőket és a státuszváltozásokat is. Minden egyes műveletnél nyomon követhető, hogy ki és mikor hajtotta végre azt.
Kérelmezők kezelése
Minden ügyhöz tartozik egy kérelmező, és lehetőség van olyan képviselők rögzítésére is, akik a kérelmező nevében járnak el. Ha egy kérelmező első alkalommal nyújt be ügyet, a rendszer automatikusan létrehoz számára egy törzsadatlapot. A későbbi beadványok esetén a rendszer például az e-mail-cím alapján azonosítja a kérelmezőt, és automatikusan hozzárendeli az ügyhöz.A kérelmező részletes adatlapján az összes hozzá kapcsolódó ügy megjelenik, és innen közvetlenül megnyitható az adott ügy. A rendszer emellett lehetőséget biztosít a kérelmezők közötti keresésre és szűrésre is.
Ellenérdekű felek kezelése
Minden ügyhöz egy vagy több ellenérdekű fél kapcsolható. Az ügyintézési űrlapon megadott adatok alapján a rendszer automatikusan felismeri a már ismert vállalkozásokat, és javaslatot tesz rájuk ellenérdekű félként. Ezáltal elkerülhető ugyanazon ellenérdekű fél többszöri rögzítése. Az ügyintézők emellett össze is vonhatják az ellenérdekű feleket, így a duplikációk a nyilvántartásban egyszerűen megszüntethetők.
Az ellenérdekű fél részletes adatlapján az összes hozzá kapcsolódó ügy megjelenik, és innen közvetlenül megnyitható az adott ügy. A rendszer emellett lehetőséget biztosít az ellenérdekű felek közötti keresésre és szűrésre is.
Többnyelvűség
Az alkalmazás alapértelmezés szerint német, angol és magyar nyelven érhető el mind az ügyintézők, mind a kérelmezők, mind az ellenérdekű felek számára. A megjelenített nyelv a felhasználó böngészőjének beállításaitól függ, ugyanakkor manuálisan is módosítható. Igény esetén további nyelvek is hozzáadhatók.
GDPR-kompatibilis adattörlés
Az alkalmazás automatikusan felismeri a régebbi, már lezárt ügyekhez kapcsolódó adatokat, és anonimizálja azokat. A statisztikai adatok – például a kezelt ügyek száma vagy azok kimenetele – így megmaradnak, miközben minden személyazonosításra alkalmas tartalom eltávolításra kerül. A régi adatok törlésének időpontja az ügyfél igényei szerint egyedileg konfigurálható.
Az üzenetek és dokumentumok cseréjéhez többféle kommunikációs csatorna áll rendelkezésre a kérelmező,
az ellenérdekű fél és a békéltető testület között.
Portálhozzáférés minden fél számára
Az alkalmazás belső felülettel is rendelkezik, amelyet az ügyintézők használnak az ügyek feldolgozására és a békéltető testület nevében folytatott kommunikációra. Megfelelő jogosultságok esetén a rendszer konfigurációja rendszergazdai szinten is elvégezhető. A kérelmezők és az ellenérdekű felek számára egy nyilvánosan elérhető felület áll rendelkezésre, ahol minden érintett fél megtekintheti saját ügyeit, üzenetet küldhet a békéltető testületnek, és dokumentumokat tölthet fel. A feltöltött dokumentumok és üzenetek láthatóságát az adott ügyért felelős ügyintéző szabályozza.
E-mailek és üzenetek
A felületen keresztül minden fél küldhet és fogadhat üzeneteket. A békéltető testület által küldött üzeneteket a rendszer e-mailben is továbbítja az érintett feleknek. A felek e-mailben is kapcsolatba léphetnek a békéltető testülettel, a beérkező e-maileket pedig a rendszer automatikusan az adott ügyhöz rendeli.
Telefonhívások és levelek
Az OmbuDesk lehetővé teszi a telefonos megkeresések és levelek rögzítését. Ez történhet új ügy létrehozása nélkül is, például amikor a békéltető testület tájékoztatást nyújt. Emellett az egyes ügyekhez kapcsolódó telefonhívások is dokumentálhatók. Így a telefonos megkeresések utólag is visszakövethetők, és az ügy dokumentációjának részét képezik. Ugyanez a levelekre is igaz: beérkezésük és tartalmuk szintén rögzíthető.
Dokumentumok
Az OmbuDesk támogatja a dokumentumok tárolását, láthatóságuk kezelését és továbbítását. Minden fél tölthet fel dokumentumokat az adott ügyhöz. A dokumentumok kezdetben a feladó és a békéltető testület számára láthatók, de az ügyintéző más felek számára is hozzáférhetővé teheti őket. Az e-mail-mellékletként beérkező dokumentumok automatikusan az ügyhöz kerülnek, ahonnan továbbíthatók, és láthatóságuk is módosítható. A békéltető testület emellett szabványos dokumentumokat is tárolhat, amelyeket szükség esetén – akár e-mail-sablonokhoz kapcsolva – más feleknek is elküldhet vagy elérhetővé tehet.
Messenger alkalmazások
Az e-mailes és portálon keresztüli kommunikáció mellett üzenetküldő alkalmazások is integrálhatók a kommunikációs folyamatba. Az integráció az egyedi igényekhez igazítható. Ilyen lehet például a WhatsApp-, SMS- vagy RCS-alapú üzenetküldés és -fogadás, amely már Android- és iOS-eszközökön is elérhető.
Teljes szövegű keresés
A modern alkalmazások felhasználói ma már hozzászoktak a villámgyors kereséshez, amelyet a Google és más hasonló szolgáltatások nyújtanak. Az OmbuDesk ezt egy integrált keresőmotorral támogatja, amely teljes szövegű keresést tesz lehetővé nagyon nagy mennyiségű adatban is, akár a másodperc tört része alatt. A keresőmotor a gépelési hibákat is tolerálja, így az ügyintézők hatékonyan kereshetnek régebbi ügyekben kifejezésekre, személyekre vagy releváns tényekre.
Kritériumalapú keresés
A teljes szövegű keresés mellett összetett keresési feltételek is megadhatók és kombinálhatók. Az így létrehozott keresések saját név alatt menthetők, és később bármikor újra felhasználhatók. Így például előre beállíthatók az egyes ügyekre, az elmúlt két hétben lezárt ügyekre vagy egy adott kulcsszóval ellátott ügyekre vonatkozó keresések.
Hamarosan elérhető: hasonlósági keresés
A mesterséges intelligenciával támogatott hasonlósági keresés az OmbuDesk egyik kiemelt keresési funkciója. Az ügyintéző szabadon megfogalmazhatja a tényállást, a rendszer pedig olyan ügyeket keres, amelyek tartalmukban hasonlítanak a leíráshoz. Ez a keresési megoldás új szintet képvisel, mivel akkor is releváns találatokat jelenít meg, ha egy korábbi ügyben eltérő megfogalmazás szerepel.
Konfigurációs és testreszabási funkciók
Szövegsablonok és szövegmodulok
Az ügyek hatékony feldolgozását globális és egyéni szövegsablonok, valamint szövegmodulok támogatják. Ezek segítségével a gyakran használt megfogalmazások teljes e-mailek vagy egyes bekezdések formájában is újra felhasználhatók. A sablonokban helyőrzők alkalmazhatók, amelyeket a rendszer az ügy adatai alapján automatikusan kitölt, például a megszólítás, a felek neve vagy az ügyszám esetében. A szövegsablonok határidőkhöz is kapcsolhatók, így elküldésük automatikusan határidőt hozhat létre.
Testreszabható mezők
Az OmbuDesk nagymértékben testre szabható a bekéltető testületek és választottbírósági szervek egyedi igényeihez. Az ilyen testreszabásokat fejlesztőcsapatunk az ügyfél kérésére végzi el. Emellett lehetőség van egyedi beállítások alkalmazására is. A „testreszabható mezők” olyan mezők, amelyeket maga a szervezet határoz meg, és amelyek az egyes ügyekhez adhatók hozzá. Ezek az egyéni mezők igény esetén az ügyintézési űrlapokba is beépíthetők, így azokat a kérelmező közvetlenül a benyújtás során kitöltheti.
Felhasználókezelés
A felhasználók az OmbuDeskben egyszerűen hitelesíthetők a békéltető testület meglévő azonosítási rendszerén keresztül, például egyszeri bejelentkezéssel (SSO). Az OmbuDesk integrálható az Office 365, a Microsoft Active Directory, a Google Workspace vagy más OAuth2-kompatibilis hitelesítési rendszerekhez. Ha erre nincs szükség, a rendszer beépített felhasználókezelése is használható, amely támogatja a felhasználók létrehozását és letiltását, a jogosultságok kezelését, valamint a jelszavak módosítását.
Egyénileg meghatározott választólisták
A szoftver számos pontján választólisták támogatják az adatmezők kitöltését. Ilyen lehet például az ügy állapota, a megszólítás, az ágazat vagy más mezők értéke. Az OmbuDesk platform adminisztrátorai számos ilyen választólistát saját igényeik szerint konfigurálhatnak.
A mesterséges intelligencia nyelvi modelljei támogatják az ügyintézőket és a mediátorokat
az ügyintézőket és a kérelmezőket a mindennapi munkában
OmbuDesk-Chatbot
Az OmbuDesk chatbot aktiválható az ügyintézők és a mediátorok számára. Ide csatlakoztatható az Ön által választott nyelvi modell (LLM). A chatbot ismeri az ügy részleteit, és konkrét kérdések megválaszolásával tud segíteni Önnek.
Szöveg egyszerűsítése
Az összetett, olykor jogi nyelven megfogalmazott információkat gyakran a laikusok számára is érthető formában kell megfogalmazni. Ebben segít a mesterséges intelligenciával támogatott egyszerűsítési funkció, amely ennek megfelelően készíti elő az üzeneteket.
Automatizált fordítás
Az OmbuDesk támogatja az ügyintézőket a szövegek fordításában, legyen szó a kérelmezőktől vagy az ellenérdekű felektől érkező üzenetekről, illetve a kimenő kommunikációról. A fordítás több mint 50 különböző nyelven érhető el.
Automatizált ügyösszefoglalók
Az összefoglalás a modern nyelvi modellek egyik kiemelkedő képessége. Az OmbuDesk ezt a funkciót arra használja, hogy valós időben tömör összefoglalót készítsen az ügyről az összes rendelkezésre álló adat – beleértve az üzeneteket és a dokumentumokat is – alapján. Ez jelentősen megkönnyíti a helyettesítést és az ügyek újbóli kiosztását, ezáltal növeli az ügyintézők hatékonyságát.
Microsoft Office 365
Az OmbuDesk igény szerint integrálható az Office 365 környezetébe. A felhasználói szerepkörök – például szuperfelhasználó, adminisztrátor vagy ügyintéző – a Microsoft Entra felületén keresztül kezelhetők, a bejelentkezés pedig a megszokott Microsoft-bejelentkezési felületen keresztül történik. Ez magas szintű biztonságot biztosít, miközben a munkatársak belépése és kilépése egyetlen helyen kezelhető, további jelszavak használata nélkül.Az e-mailek küldése és fogadása Microsoft-specifikus interfészeken keresztül, a szervezet saját e-mail-tartományával történhet. Az OmbuDesk emellett különböző jelentési lehetőségeket és Microsoft Excel-, illetve Word-formátumú exportot is támogat.
Google Workspace
Az OmbuDesk igény esetén a Google Workspace környezetébe is integrálható. A felhasználói szerepkörök a Google Admin felületén keresztül kezelhetők, a bejelentkezés pedig a megszokott Google-bejelentkezési felületen történik. Ez egyszerűbb hozzáférést és magas szintű biztonságot biztosít, miközben nincs szükség további jelszavak használatára.
Microsoft Active Directory
Az OmbuDesk opcionálisan integrálható a Microsoft Active Directory rendszerrel a felhasználók hitelesítéséhez és jogosultságkezeléséhez. A felhasználók adminisztrációja a megszokott módon az MS AD-ben történik, az OmbuDesk pedig a bejelentkezés során ellenőrzi a felhasználóhoz rendelt csoportokat és jogosultságokat.
OAuth 2.0
A Microsoft és a Google integrációja mellett az OmbuDesk természetesen bármely OAuth 2-kompatibilis hitelesítési szerverhez is zökkenőmentesen csatlakoztatható, például a JBoss Keycloakhoz.
ReST API
Az OmbuDesk valamennyi funkciója elérhető REST interfészen keresztül, így a rendszer más alkalmazásokkal is könnyen integrálható. Szoftvermérnökeink szívesen nyújtanak tanácsot az ebből adódó széles körű integrációs lehetőségekről.
Igény esetén az OmbuDesk interfészei más rendszerekbe is integrálhatók.
Ügyadatok importálása és migrálása a korábbi rendszerből
Szeretné a régi alkalmazás adatait az OmbuDeskbe átvinni? Ez nem jelent problémát. Nagy tapasztalattal rendelkezünk a korábbi rendszerekből származó adatok migrálásában. A meglévő adatszerkezet elemzését követően olyan migrációs szkripteket készítünk, amelyek egy előre meghatározott időpontban, teljesen automatizált folyamat keretében importálják az adatokat az OmbuDeskbe.
Az olyan funkciók, mint a határidők kezelése, a státuszváltozások, a jóváhagyási mechanizmusok és a szabadság alatti helyettesítés, támogatják az ügyfeldolgozási folyamatok átlátható és ellenőrzött működését.
Határidők
Az OmbuDesk támogatja a határidők kezelését, így az ügyek a megfelelő időben ismét napirendre kerülhetnek. A lejáró határidőkkel érintett ügyek automatikusan megjelennek az ügyintéző dashboardján, ezzel segítve az ügyfeldolgozás időben történő folytatását. A funkció biztosítja, hogy egyetlen határidő se maradjon észrevétlen, és támogatja az ügyintézőket abban, hogy mindig a megfelelő időben esedékes ügyekre összpontosíthassanak.
Jóváhagyási és engedélyezési folyamatok
A szervezeti felépítéstől függően egyes döntésekhez más munkatársak bevonására is szükség lehet a vitarendezési folyamat során. Az OmbuDesk ezt jóváhagyási és engedélyezési folyamatokkal támogatja. Mind az üzenettervezetek, mind az ügyek állapotváltozásai jóváhagyásra továbbíthatók a jogosult munkatársaknak. Ők erről a dashboardon és e-mail-értesítésben is tájékoztatást kapnak. Amint a jóváhagyás megtörtént vagy az igényt elutasították, az érintett felhasználó ismét értesítést kap, és az ügy feldolgozása folytatódhat. A jóváhagyási folyamatok naplózásra is kerülnek, így a döntéshozatal minden lépése nyomon követhető és átlátható marad.
Különböző folyamattípusok támogatása
Az OmbuDesk az egyszerű békéltető testületi eljárások mellett igény esetén összetettebb eljárástípusokat is támogat. Egyedi igényei megvalósításával kapcsolatban kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot.
Az ügy állapotának nyomon követése és átlátható követhetősége
Az ügy állapota a feldolgozás előrehaladását jelzi. Az egyes állapotértékeket a rendszergazda szabadon meghatározhatja. Az alkalmazás minden státuszváltozást naplóz, a dátum, az időpont és a módosítást végző ügyintéző nevének rögzítésével. Ugyanez vonatkozik az elküldött üzenetekre, a létrehozott jegyzetekre és a feltöltött dokumentumokra is. Ennek köszönhetően a teljes folyamat átlátható, és bármikor nyomon követhető.
Távolléti helyettesítés
Az OmbuDesk egyszerű és hatékony megoldást kínál a szabadságon vagy betegszabadságon lévő kollégák helyettesítésére. A helyettesítő munkatárs átveheti a kolléga szerepkörét, és annak nézetében dolgozhat tovább. Minden műveletnél rögzítésre kerül, hogy azt ténylegesen ki végezte el, így a folyamat szabadság alatti helyettesítés esetén is teljes mértékben átlátható és nyomon követhető marad.
Szövegjavítás
A kommunikáció minden vitarendezési testület elengedhetetlen része. Az ügyintézők naponta több tucat üzenetet küldenek el. Ezért az OmbuDeskben egyetlen kattintással – a mesterséges intelligencia segítségével – javíttathatja az e-mailek tartalmát, és így elkerülheti a helyesírási hibákat.
Az OmbuDesk a CIIT Software megoldása. Több mint 20 éve fejlesztünk egyedi szoftvermegoldásokat. Ossza meg velünk igényeit és elvárásait, és közösen megtaláljuk az Ön számára legmegfelelőbb, testre szabott megoldást.
Az OmbuDesk a személyes adatokat a GDPR előírásainak megfelelően kezeli.
Igen, 2025 júniusától az EU akadálymentesítési törvénye (EAA) hatálya alá tartozó valamennyi weboldalnak meg kell felelnie a WCAG 2.1 AA szabványnak. Az OmbuDesk már most is teljesíti az erre vonatkozó összes követelményt. A szövegsablonokon belül például lehetőség van egyszerű nyelvre váltani.
Igen, lehetőség van az OmbuDesk demóverziójának 30 napos ingyenes kipróbálására. Ismerje meg személyesen, milyen hatékony funkciókat kínál a rendszer, és hogyan teheti egyszerűbbé az adminisztrációt.
A fizetés számla alapján, átutalással történik.
Ha módosítani szeretné előfizetési csomagját, kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot. Közösen megtaláljuk az Ön igényeihez legjobban illeszkedő megoldást.
