Moduli di richiesta
OmbuDesk include uno o più moduli di domanda. Utilizzate uno dei nostri moduli già pronti o un modulo personalizzato in base alle vostre esigenze specifiche. Naturalmente, i moduli sono sempre personalizzati in base al vostro design aziendale. I moduli possono anche essere integrati nel vostro CMS e quindi adattarsi perfettamente al vostro sito web.
Cruscotto
Un flusso di lavoro mirato è fondamentale per un lavoro efficiente. Il cruscotto di OmbuDesk supporta gli utenti in questo senso. Mostra chiaramente i file e i messaggi che richiedono una fase di elaborazione. Può trattarsi di messaggi ricevuti per un file, scadenze, approvazioni in sospeso o altri eventi che richiedono attenzione.
Cruscotto dei rapporti
Il cruscotto dei rapporti consente di visualizzare i dati dell'organismo di conciliazione con pochi clic. In questo modo, voi e il vostro team avrete sempre una visione d'insieme delle cifre chiave più importanti relative al vostro lavoro.
Visualizzazioni dei file
La vista centrale di OmbuDesk è la pratica o il caso. Qui vengono visualizzati tutti i dati del modulo di domanda. Al caso viene assegnato uno stato e viene visualizzata la cronologia di tutti gli eventi. Questo include tutti i messaggi, i documenti caricati, le scadenze e i cambiamenti di stato. Per ogni azione, è possibile vedere da chi e a che ora è stata eseguita.
Amministrazione Richiedenti
Ad ogni caso viene assegnato un richiedente, per il quale possono essere inseriti anche dei rappresentanti che agiscono per conto del richiedente. Se un richiedente apre un primo caso, viene creato un record di dati anagrafici per questo richiedente. Per le domande successive, il richiedente viene riconosciuto, ad esempio, dall'indirizzo e-mail e assegnato automaticamente al caso.
Tutti i casi assegnati a un richiedente sono elencati nella vista dettagliata del richiedente. Da qui è possibile navigare direttamente al caso in questione. È ovviamente possibile cercare e filtrare i richiedenti.
Amministrazione Imputati
Ogni caso viene assegnato a uno o più convenuti. In base alle informazioni contenute nel modulo di richiesta, il sistema propone come imputati società già note. In questo modo si evita la duplicazione dei difensori. I gestori dei casi possono unire i convenuti per eliminare i duplicati nei dati.
Tutti i casi assegnati a un imputato sono elencati nella vista dettagliata dell'imputato stesso. Da qui è possibile navigare direttamente al rispettivo caso. È ovviamente possibile cercare e filtrare i difensori.
Multilinguismo (internazionalizzazione)
L'applicazione è disponibile di default in tedesco e in inglese sia per il gestore del caso che per il richiedente e il convenuto. La lingua visualizzata dipende dalle impostazioni del browser dell'utente. Tuttavia, la lingua può essere cambiata anche manualmente. Altre lingue possono essere aggiunte su richiesta.
Cancellazione dei dati conforme al GDPR
L'applicazione cerca automaticamente nei dati i vecchi casi già chiusi ed esegue un'anonimizzazione automatica. Ciò significa che vengono mantenuti i dati statistici, come il numero o l'esito dei casi trattati, ecc. Tuttavia, tutti i contenuti che consentono di trarre conclusioni sulle persone vengono rimossi. Il momento esatto in cui i vecchi dati vengono rimossi viene configurato individualmente su richiesta del cliente.
Accesso al portale per tutte le parti
L'applicazione ha un'interfaccia utente interna che viene gestita dai gestori dei casi. Questa interfaccia utente può essere utilizzata per elaborare i casi e comunicare per conto dell'organismo di conciliazione. Se sono disponibili i diritti appropriati, le configurazioni possono essere eseguite come amministratore. Esiste anche un'interfaccia utente accessibile pubblicamente per i ricorrenti e i convenuti, che tutte le parti interessate possono utilizzare per visualizzare i propri casi. Inoltre, questi utenti possono utilizzare l'interfaccia per inviare messaggi all'organismo di conciliazione e caricare documenti. La visibilità di questi documenti e messaggi è controllata dalla persona responsabile dell'elaborazione del caso.
Email e messaggi
I messaggi possono essere inviati e ricevuti da tutte le parti tramite l'interfaccia utente. Inoltre, tutti i messaggi inviati dall'organo di conciliazione sono inviati alle parti via e-mail. Tutte le parti possono anche inviare messaggi all'organismo di conciliazione via e-mail. Le e-mail ricevute vengono automaticamente assegnate a un caso.
Telefonate e lettere
OmbuDesk offre la possibilità di registrare le telefonate e le lettere. Può trattarsi di informazioni fornite dall'organismo di conciliazione senza creare un nuovo file. Tuttavia, può anche trattarsi della registrazione delle telefonate in relazione alla mediazione di un caso specifico. In questo modo, le telefonate possono essere rintracciate anche a posteriori e far parte della documentazione di uno specifico fascicolo. Una funzionalità simile esiste per le lettere, di cui è possibile registrare la ricezione e il contenuto.
Documenti
OmbuDesk supporta l'archiviazione, la visibilità e l'invio di documenti a diversi livelli. Tutte le parti possono caricare documenti in un fascicolo. I documenti sono inizialmente visibili al mittente e all'organismo di conciliazione nel fascicolo. Tuttavia, il cancelliere può estendere la visibilità ad altre parti. Tutti i documenti ricevuti come allegati di posta elettronica vengono aggiunti automaticamente al fascicolo. Da qui possono essere inoltrati e la loro visibilità può essere modificata. Inoltre, l'organismo di conciliazione può memorizzare una serie di documenti standard che possono essere inviati alle altre parti o rilasciati per loro, se necessario - anche collegati a modelli di e-mail.
Applicazioni di messaggistica
Oltre alla comunicazione via e-mail e portale, è possibile integrare nel flusso di comunicazione anche le app di messaggistica. Questa integrazione viene personalizzata in base alle esigenze. Gli esempi includono l'invio e la ricezione tramite WhatsApp, SMS o il più recente standard RCS, ora disponibile su dispositivi Android e iOS.
Ricerca a testo completo
Gli utenti delle moderne applicazioni sono abituati a ricerche fulminee alla maniera di Google & Co. OmbuDesk ne tiene conto integrando un motore di ricerca in grado di cercare in frazioni di secondo volumi molto grandi di file utilizzando una ricerca full-text. Il motore di ricerca tollera anche gli errori di battitura. Ciò consente ai gestori dei casi di cercare in modo efficiente termini, persone o fatti in vecchi casi.
Ricerca con criteri complessi
Oltre alla ricerca full-text, è possibile formulare criteri di ricerca complessi e combinarli tra loro. Le ricerche così configurate possono essere salvate con un nome autoassegnato, in modo da poter essere richiamate più volte. In questo modo, i singoli file, i file chiusi delle ultime due settimane, tutti i file con imputato:in XYZ e qualsiasi altra ricerca complessa possono essere preconfigurati e utilizzati più volte.
Presto disponibile: Ricerca per somiglianza
Una funzione di ricerca speciale è la ricerca per similarità supportata dall'intelligenza artificiale. L'impiegato può formulare liberamente i fatti di un caso. L'intelligenza artificiale cerca i casi simili per contenuto alla descrizione. Questo tipo di ricerca rappresenta una nuova qualità, in quanto i risultati della ricerca vengono visualizzati anche se vengono utilizzati termini diversi da quelli utilizzati in un caso precedente.
Funzioni per la configurazione e la personalizzazione dell'applicazione
Modelli di testo e moduli di testo
Per consentire un'elaborazione efficiente dei casi, gli utenti possono configurare modelli di testo e moduli di testo sia globali che specifici per l'utente. I modelli di testo sono utilizzati per riutilizzare formulazioni frequentemente utilizzate sotto forma di intere e-mail o singoli paragrafi. All'interno di questi testi preformulati è possibile utilizzare dei segnaposto, che vengono sostituiti dai singoli campi del file. Tra gli esempi vi sono i saluti, i nomi delle parti, i numeri di pratica e molti altri campi. I modelli di testo possono anche essere collegati alla creazione di scadenze, in modo che l'invio di determinati modelli di testo faccia scattare automaticamente le scadenze.
Campi personalizzati
OmbuDesk può essere altamente personalizzato in base alle esigenze specifiche dei difensori civici e dei collegi arbitrali. Queste personalizzazioni vengono effettuate dal nostro team di sviluppo su richiesta del cliente. È inoltre possibile apportare modifiche personalizzate. I „campi personalizzati” sono campi definiti dal collegio arbitrale stesso e aggiunti a ciascun file. È anche possibile trasferire automaticamente questi campi personalizzati nei moduli di domanda, in modo che possano essere compilati direttamente dalla persona che presenta la domanda.
Utente:amministrazione interna
Gli utenti possono essere facilmente autenticati in OmbuDesk utilizzando l'autenticazione utente già stabilita nell'organismo di conciliazione (parola chiave: single sign-on). OmbuDesk può essere integrato in Office 365, Microsoft Active Directory, Google Workspace o qualsiasi altro sistema di autenticazione conforme a OAuth2. Se non si desidera tale integrazione, è possibile utilizzare l'amministrazione utenti integrata in OmbuDesk. Essa supporta la creazione e il blocco degli utenti, la gestione dei diritti e la modifica delle password.
Elenchi di selezione definiti dall'utente
In molti punti del software, agli utenti vengono proposti elenchi di selezione per la compilazione dei campi di dati. Questi possono essere lo stato di un file, i saluti, la selezione del settore o altri campi di dati. Per rendere l'applicazione più flessibile, gli amministratori della piattaforma OmbuDesk possono configurare essi stessi molti di questi elenchi di selezione.
Chatbot dell'Ombudsman
Il chatbot OmbuDesk può essere attivato sia per i gestori dei casi che per i richiedenti. Utilizza i più recenti modelli linguistici disponibili (LLM) e può essere „alimentato” con contenuti specifici dai rispettivi centri di risoluzione delle controversie. Ciò consente al chatbot di rispondere automaticamente alle domande dei richiedenti in anticipo e di supportare gli operatori del caso nel rispondere e risolvere le richieste di conciliazione.
Semplificazione del testo
Spesso è necessario scrivere informazioni complesse, talvolta formulate in modo legale, in una forma che sia il più possibile comprensibile per i non addetti ai lavori. La funzione di semplificazione supportata dall'intelligenza artificiale, che si assume questo compito e prepara i messaggi di conseguenza, è di grande aiuto.
Traduzione automatica
OmbuDesk supporta la persona che gestisce il caso nella traduzione di qualsiasi testo. Può trattarsi di messaggi in entrata da parte dei richiedenti o dei rispondenti, ma anche della traduzione di messaggi in uscita. In totale, sono supportate oltre 50 lingue diverse per la traduzione.
Riassunti automatici del file
I riassunti sono uno dei punti di forza dei moderni modelli linguistici. OmbuDesk utilizza questa funzionalità per creare in tempo reale un riassunto conciso del caso, basato su tutti i dati presenti in un file, compresi messaggi e documenti. Questo facilita le sostituzioni o le reinserzioni in un caso e aumenta l'efficienza degli addetti ai lavori.
Microsoft Office 365
Su richiesta, OmbuDesk può essere integrato in Office 365, dove l'assegnazione dei ruoli degli utenti (superutente/amministratore/commesso) viene gestita tramite l'interfaccia utente Microsoft Entra. L'accesso a OmbuDesk avviene tramite il normale login Microsoft. Ciò consente a OmbuDesk di garantire la massima sicurezza del processo di login. L'ingresso e l'uscita del personale dall'azienda avvengono in un unico punto e l'utente non deve ricordare altre password. Allo stesso modo, tutte le e-mail vengono inviate e ricevute tramite interfacce specifiche Microsoft. Viene utilizzato il dominio di posta elettronica dell'azienda. Oltre all'autenticazione, OmbuDesk supporta varie forme di report ed esportazioni nei formati Microsoft Excel e Microsoft Word.
Spazio di lavoro Google
OmbuDesk può anche essere integrato in Google Workspace, se lo si desidera. L'assegnazione dei ruoli degli utenti (superutente/amministratore/addetto) viene gestita tramite Google Admin. Il login a OmbuDesk avviene tramite il normale login di Google. Ciò consente a OmbuDesk di garantire la massima sicurezza del processo di login. Ciò significa che l'ingresso e l'uscita del personale dall'azienda possono essere effettuati in un unico luogo. L'utente non deve ricordare alcuna password aggiuntiva.
Microsoft Active Directory
OmbuDesk può utilizzare facoltativamente Microsoft Active Directory per l'autenticazione e l'autorizzazione degli utenti. Gli utenti vengono amministrati in MS AD come di consueto, ma OmbuDesk li autentica e recupera i gruppi OmbuDesk assegnati all'utente per controllarne i diritti.
OAuth 2.0
Oltre all'integrazione di Microsoft e Google, OmbuDesk può ovviamente essere collegato senza problemi a qualsiasi server di autenticazione conforme a OAuth 2, come JBoss Keycloak.
API ReST
Tutte le funzioni del software OmbuDesk sono disponibili tramite un'interfaccia ReST. Ciò significa che OmbuDesk può essere integrato in qualsiasi altro sistema. I nostri ingegneri software saranno lieti di consigliarvi sulle ampie possibilità che questo apre.
Su richiesta, possiamo anche integrare le interfacce di OmbuDesk in altri sistemi.
Importazione/migrazione dei dati dai file dell'applicazione legacy
Volete trasferire i dati dalla vostra vecchia applicazione a OmbuDesk? Non c'è problema. Abbiamo una vasta esperienza nella migrazione di dati da sistemi legacy. Dopo aver analizzato le strutture di dati dell'applicazione legacy, implementiamo script di migrazione che importano i vostri dati legacy in OmbuDesk in un momento definito in un processo ad alte prestazioni e completamente automatizzato.
Funzioni come l'impostazione delle scadenze, le modifiche di stato, i meccanismi di autorizzazione e la sostituzione delle ferie aiutano a controllare i processi durante l'elaborazione dei casi.
Scadenze
OmbuDesk vi supporta nell'impostazione delle scadenze, in modo che le pratiche vengano ripresentate al momento giusto. Se un termine scade, la pratica appare automaticamente nel cruscotto della persona che la sta trattando. In questo modo si attiva la ripresa dell'elaborazione del caso e si garantisce che nessuna scadenza passi inosservata. Questa funzione aiuta gli addetti alla gestione dei casi a concentrarsi sulle pratiche più importanti in un determinato momento.
Processi di rilascio e autorizzazione
A seconda della struttura organizzativa, può essere necessario che altri dipendenti siano coinvolti nel processo di risoluzione delle controversie per alcune decisioni. OmbuDesk supporta questo aspetto attraverso i processi di rilascio e autorizzazione. Sia le bozze di messaggio che le modifiche allo stato della pratica possono essere inoltrate al personale autorizzato per l'approvazione. Questi dipendenti vengono informati tramite il dashboard e una notifica via e-mail che ci sono approvazioni in sospeso. Non appena la domanda viene approvata o respinta, il richiedente viene nuovamente informato. L'elaborazione del caso può quindi proseguire. Questi processi di approvazione vengono inoltre registrati per garantire la tracciabilità e la trasparenza dei processi decisionali sottostanti.
Supporto per diversi tipi di processo
Oltre alle procedure arbitrali semplici, OmbuDesk può anche supportare opzionalmente tipi di procedimenti più ampi, come quelli condotti attraverso i tribunali. Vi invitiamo a contattarci per potervi supportare nell'implementazione delle vostre specifiche esigenze.
Tracciabilità e rintracciabilità dello stato dei file
Lo stato di un file descrive l'avanzamento dell'elaborazione. I singoli valori dello stato possono essere definiti liberamente dall'amministratore. Ogni cambiamento di stato viene registrato nell'applicazione con la data, l'ora e il nome della persona che sta elaborando il caso e che ha effettuato il cambiamento di stato. Lo stesso vale per tutti i messaggi inviati, le note create e i documenti caricati. In questo modo, il processo è trasparente e tracciabile in ogni momento.
Sostituzioni per le vacanze
OmbuDesk offre un modo semplice ed efficace per sostituire i colleghi in ferie o in malattia. Un dipendente assume il ruolo del collega e naviga nell'ottica della posizione sostituita. La persona che effettivamente svolge l'azione viene registrata per tutte le azioni, in modo da garantire la tracciabilità di tutti i passaggi anche in caso di sostituzione per ferie.
OmbuDesk è un prodotto di CIIT Software. Da oltre 20 anni ci concentriamo sullo sviluppo di soluzioni software individuali. Comunicateci le vostre esigenze e i vostri desideri. Insieme troveremo una soluzione personalizzata per voi.
OmbuDesk è conforme al GDPR.
Sì, a partire da giugno 2025, tutti i siti web coperti dall'EU Accessibility Act (EAA) dovranno essere conformi allo standard WCAG 2.1 AA. OmbuDesk soddisfa già tutti i requisiti in materia. Ad esempio, è possibile passare al linguaggio semplice nei modelli di testo.
Sì, avete la possibilità di provare gratuitamente una versione demo per 30 giorni. Verificate voi stessi l'efficienza delle nostre funzioni e la facilità del processo di amministrazione.
I pagamenti vengono effettuati su acconto.
Se decidete di cambiare il vostro pacchetto di abbonamento, contattateci! Insieme troveremo una soluzione personalizzata per voi.
