Formuláre žiadosti
OmbuDesk obsahuje jeden alebo viacero formulárov žiadosti. Použite jeden z našich pripravených formulárov alebo formulár prispôsobený vašim špecifickým požiadavkám. Samozrejme, formuláre sú vždy prispôsobené vášmu firemnému dizajnu. Formuláre je možné integrovať aj do vášho systému CMS, a tak ich bez problémov začleniť do vašej webovej stránky.
Prístrojová doska
Pre efektívnu prácu je rozhodujúci cielený pracovný postup. Používateľom v tom pomáha ovládací panel OmbuDesk. Jasne zobrazuje súbory a správy, ktoré si vyžadujú krok spracovania. Môžu to byť správy prijaté k spisu, uplynuté lehoty, čakajúce schválenia alebo iné udalosti, ktoré si vyžadujú pozornosť.
Prístrojová doska správy
Panel správ vám umožňuje vizualizovať údaje z vášho zmierovacieho orgánu len niekoľkými kliknutiami. To znamená, že vy a váš tím máte vždy prehľad o dôležitých kľúčových údajoch týkajúcich sa vašej práce.
Zobrazenia súborov
Centrálnym zobrazením systému OmbuDesk je súbor alebo prípad. Tu sa zobrazujú všetky údaje z formulára žiadosti. Prípadu je priradený stav a zobrazuje sa časová os všetkých udalostí. Zahŕňa všetky správy, nahrané dokumenty, termíny a zmeny stavu. Pri každej činnosti môžete vidieť, kto a v akom čase ju vykonal.
Žiadatelia z oblasti administratívy
Ku každému prípadu je pridelený žiadateľ, pričom do konania môžu byť prihlásení aj zástupcovia, ktorí konajú v mene žiadateľa. Ak žiadateľ otvorí prvý prípad, vytvorí sa pre neho hlavný záznam údajov. Pri ďalších žiadostiach sa žiadateľ rozpozná napríklad podľa jeho e-mailovej adresy a automaticky sa priradí k prípadu.
Všetky prípady pridelené žiadateľovi sú uvedené v podrobnom zobrazení žiadateľa. Odtiaľ môžete prejsť priamo na príslušný prípad. Žiadateľov je samozrejme možné vyhľadávať a filtrovať.
Žalovaní v správnom konaní
Každý prípad je pridelený jednému alebo viacerým obžalovaným. Na základe informácií vo formulári žiadosti systém navrhne ako žalovaných už známe spoločnosti. Tým sa zabráni duplicitnému vytváraniu žalovaných. Pracovníci zaoberajúci sa prípadom môžu zlúčiť obžalovaných, aby odstránili duplicity v údajoch.
Všetky prípady pridelené žalovanému sú uvedené v podrobnom zobrazení daného žalovaného. Odtiaľ môžete prejsť priamo na príslušný prípad. Obžalovaných je samozrejme možné vyhľadávať a filtrovať.
Viacjazyčnosť (internacionalizácia)
Žiadosť je štandardne k dispozícii v nemčine a angličtine pre spracovateľa prípadu, ako aj pre žiadateľa a odporcu. Zobrazený jazyk závisí od nastavení prehliadača používateľa. Jazyk však možno zmeniť aj manuálne. Na požiadanie je možné pridať akékoľvek ďalšie jazyky.
Vymazanie údajov v súlade s GDPR
Aplikácia automaticky vyhľadáva v údajoch staré prípady, ktoré už boli uzavreté, a vykonáva automatickú anonymizáciu. To znamená, že sa zachovávajú štatistické údaje, ako napríklad počet alebo výsledok liečených prípadov atď. Odstráni sa však všetok obsah, ktorý umožňuje vyvodzovať závery o jednotlivcoch. Presný časový okamih odstránenia starých údajov sa nastavuje individuálne na žiadosť zákazníka.
Prístup na portál pre všetky strany
Aplikácia má interné používateľské rozhranie, ktoré obsluhujú obslužné programy. Toto používateľské rozhranie sa môže používať na spracovanie prípadov a komunikáciu v mene zmierovacieho orgánu. Ak sú k dispozícii príslušné práva, konfigurácie možno vykonávať ako správca. K dispozícii je aj verejne prístupné používateľské rozhranie pre navrhovateľov a odporcov, ktoré môžu všetky zúčastnené strany používať na zobrazenie svojich vlastných prípadov. Okrem toho môžu títo používatelia používať rozhranie na posielanie správ zmierovaciemu orgánu a nahrávanie dokumentov. Viditeľnosť týchto dokumentov a správ kontroluje osoba zodpovedná za spracovanie prípadu.
E-maily a správy
Správy môžu odosielať a prijímať všetky strany prostredníctvom používateľského rozhrania. Okrem toho sa všetky správy odoslané zmierovacím orgánom zasielajú stranám e-mailom. Všetky strany môžu posielať správy zmierovaciemu orgánu aj e-mailom. Prijaté e-maily sa automaticky priradia k prípadu.
Telefonáty a listy
OmbuDesk ponúka možnosť zaznamenávania telefonických hovorov a listov. Môžu to byť informácie poskytnuté zmierovacím orgánom bez toho, aby sa vytvoril nový súbor. Môže však ísť aj o zaznamenávanie telefonických hovorov v súvislosti s mediáciou konkrétneho prípadu. Takto možno telefonické hovory sledovať aj spätne a môžu tvoriť súčasť dokumentácie konkrétneho spisu. Podobná funkcia existuje aj v prípade listov, ktorých prijatie a obsah možno zaznamenávať.
Dokumenty
OmbuDesk podporuje ukladanie, viditeľnosť a odosielanie dokumentov na rôznych úrovniach. Všetky strany môžu nahrávať dokumenty do súboru. Dokumenty sú na začiatku viditeľné pre odosielateľa, ako aj pre zmierovací orgán v súbore. Úradník však môže viditeľnosť rozšíriť aj na ďalšie strany. Všetky dokumenty prijaté ako prílohy e-mailu sa tiež automaticky pridávajú do súboru. Odtiaľ ich možno preposlať a upraviť ich viditeľnosť. Okrem toho môže zmierovací orgán uložiť množstvo štandardných dokumentov, ktoré potom môže v prípade potreby zaslať ostatným stranám alebo im ich sprístupniť - takisto prepojené so šablónami e-mailov.
Aplikácie Messenger
Okrem komunikácie prostredníctvom e-mailu a portálu je možné do komunikačného toku integrovať aj aplikácie messenger. Táto integrácia sa prispôsobuje podľa požiadaviek. Príkladom je odosielanie a prijímanie prostredníctvom aplikácie WhatsApp, SMS alebo novšieho štandardu RCS, ktorý je teraz k dispozícii v zariadeniach so systémom Android aj iOS.
Vyhľadávanie celého textu
Používatelia moderných aplikácií sú zvyknutí na bleskové vyhľadávanie à la Google & Co. OmbuDesk to zohľadňuje integráciou vyhľadávača, ktorý dokáže prehľadávať veľmi veľké objemy súborov v zlomkoch sekundy pomocou fulltextového vyhľadávania. Vyhľadávač toleruje aj chyby pri písaní. To umožňuje spracovateľom prípadov efektívne vyhľadávať staré prípady na základe pojmov, osôb alebo skutočností.
Vyhľadávanie podľa komplexných kritérií
Okrem fulltextového vyhľadávania možno formulovať a navzájom kombinovať komplexné kritériá vyhľadávania. Takto nakonfigurované vyhľadávania možno uložiť pod vlastným názvom, aby ich bolo možné opakovane vyvolávať. Týmto spôsobom možno predkonfigurovať a opakovane používať jednotlivé súbory, uzavreté súbory za posledné dva týždne, všetky súbory s obhajcom:v XYZ a akékoľvek iné komplexné vyhľadávania.
K dispozícii už čoskoro: Vyhľadávanie podobnosti
Špeciálnou funkciou vyhľadávania je vyhľadávanie podobnosti s podporou umelej inteligencie. Úradník môže voľne formulovať skutkové okolnosti prípadu. Umelá inteligencia vyhľadá prípady, ktoré sú obsahovo podobné opisu. Tento typ vyhľadávania predstavuje novú kvalitu, pretože výsledky vyhľadávania sa zobrazia aj vtedy, ak sú použité iné pojmy ako v predchádzajúcom prípade.
Funkcie na konfiguráciu a prispôsobenie aplikácie
Textové šablóny a textové moduly
S cieľom umožniť efektívne spracovanie prípadov môžu používatelia konfigurovať globálne aj špecifické textové šablóny a textové moduly. Textové šablóny sa používajú na opakované použitie často používaných formulácií vo forme celých e-mailov alebo jednotlivých odsekov. V rámci týchto predformulovaných textov možno použiť zástupné znaky, ktoré sa v súbore nahradia jednotlivými poľami. Medzi príklady patria pozdravy, mená strán, čísla prípadov a mnohé ďalšie polia. Textové šablóny možno prepojiť aj s vytváraním termínov, takže odoslanie určitých textových šablón automaticky spustí termíny.
Vlastné polia
Systém OmbuDesk možno do veľkej miery prispôsobiť špecifickým požiadavkám ombudsmanov a rozhodcovských rád. Tieto prispôsobenia vykonáva náš vývojový tím na žiadosť zákazníka. Je možné vykonať aj úpravy na mieru. „Vlastné polia” sú polia, ktoré definuje samotná rozhodcovská rada a ktoré sa pridávajú do každého súboru. Tieto vlastné polia je tiež možné automaticky preniesť do formulárov žiadosti, aby ich mohla vyplniť priamo osoba, ktorá žiadosť podáva.
Používateľ:inside administration
Používateľov možno v systéme OmbuDesk ľahko overiť pomocou overenia používateľa, ktoré už bolo zavedené v zmierovacom orgáne (kľúčové slovo: jednotné prihlásenie). OmbuDesk možno integrovať do Office 365, Microsoft Active Directory, Google Workspace alebo akéhokoľvek iného autentifikačného systému kompatibilného s OAuth2. Ak takáto integrácia nie je žiaduca, možno použiť aj správu používateľov integrovanú v OmbuDesk. Podporuje vytváranie a blokovanie používateľov, správu práv a zmenu hesiel.
Používateľom definované výberové zoznamy
Na mnohých miestach softvéru sa používateľom ponúkajú výberové zoznamy na vyplnenie dátových polí. Môže ísť o stav súboru, pozdravy, výber odvetvia alebo iné dátové polia. Aby bola aplikácia flexibilnejšia, správcovia platformy OmbuDesk môžu mnohé z týchto výberových zoznamov konfigurovať sami.
Ombudsman chatbot
Chatbot OmbuDesk môže byť aktivovaný pre pracovníkov vybavujúcich prípady aj pre žiadateľov. Využíva najnovšie dostupné jazykové modely (LLM) a možno ho „kŕmiť” špecifickým obsahom z príslušných centier na riešenie sporov. Chatbot tak môže vopred automaticky odpovedať na otázky žiadateľov a podporovať pracovníkov poverených riešením prípadov pri odpovedaní na žiadosti o zmier a ich riešení.
Zjednodušenie textu
Často je potrebné napísať zložité, niekedy právne formulované informácie vo forme, ktorá je čo najzrozumiteľnejšia pre laikov. Tu pomáha funkcia zjednodušenia s podporou umelej inteligencie, ktorá túto úlohu preberá a podľa nej pripravuje správy.
Automatizovaný preklad
OmbuDesk podporuje osobu, ktorá prípad rieši, pri preklade akéhokoľvek textu. Môže ísť o prichádzajúce správy od žiadateľov alebo žalovaných, ale aj o preklad odchádzajúcich správ. Celkovo je podporovaných viac ako 50 rôznych jazykov na preklad.
Automatizované zhrnutia súboru
Zhrnutia sú jednou zo silných stránok moderných jazykových modelov. OmbuDesk využíva túto funkciu na vytvorenie stručného zhrnutia prípadu v reálnom čase na základe všetkých údajov v súbore - vrátane správ a dokumentov. Vďaka tomu sú zámeny alebo opätovné uvedenie v prípade oveľa jednoduchšie a zvyšuje sa efektívnosť vašich pracovníkov vybavujúcich prípady.
Microsoft Office 365
OmbuDesk možno na požiadanie integrovať do Office 365, pričom prideľovanie rolí používateľom (superužívateľ/administrátor/úradník) sa spravuje prostredníctvom používateľského rozhrania Microsoft Entra. Prihlasovanie do systému OmbuDesk sa vykonáva prostredníctvom bežného prihlasovania do systému Microsoft. Vďaka tomu OmbuDesk zaručuje maximálnu bezpečnosť prihlasovacieho procesu. Prihlasovanie a odhlasovanie zamestnancov sa vykonáva na jednom mieste a používateľ si nemusí pamätať žiadne ďalšie heslá. Podobne sa všetky e-maily odosielajú a prijímajú prostredníctvom rozhraní špecifických pre Microsoft. Používa sa e-mailová doména spoločnosti. Okrem overovania OmbuDesk podporuje rôzne formy správ a exportov vo formátoch Microsoft Excel a Microsoft Word.
Pracovný priestor Google
V prípade potreby je možné OmbuDesk integrovať aj do služby Google Workspace. Priradenie rolí používateľom (superpoužívateľ/administrátor/úradník) sa spravuje prostredníctvom Google Admin. Prihlásenie do aplikácie OmbuDesk prebieha prostredníctvom bežného prihlásenia do služby Google. Vďaka tomu OmbuDesk zaručuje maximálnu bezpečnosť prihlasovacieho procesu. Znamená to, že prihlasovanie a odhlasovanie zamestnancov sa môže vykonávať na jednom mieste. Používateľ si nemusí pamätať žiadne ďalšie heslá.
Microsoft Active Directory
OmbuDesk môže voliteľne používať službu Microsoft Active Directory na overovanie a autorizáciu používateľov. Používateľov spravujete v službe MS AD ako zvyčajne, ale OmbuDesk overuje používateľov a načíta skupiny OmbuDesk priradené používateľom, aby mohol kontrolovať ich práva.
OAuth 2.0
Okrem integrácie so spoločnosťami Microsoft a Google možno OmbuDesk samozrejme bezproblémovo pripojiť aj k akémukoľvek autentifikačnému serveru kompatibilnému s OAuth 2, ako je napríklad JBoss Keycloak.
Rozhranie API ReST
Všetky funkcie softvéru OmbuDesk sú dostupné prostredníctvom rozhrania ReST. To znamená, že OmbuDesk možno integrovať do akéhokoľvek iného systému. Naši softvéroví inžinieri vám radi poradia, aké široké možnosti sa tým otvárajú.
Naopak, na požiadanie môžeme integrovať všetky rozhrania OmbuDesk do iných systémov.
Import údajov/migrácia súborov zo staršej aplikácie
Chcete preniesť údaje zo starej aplikácie do aplikácie OmbuDesk? Žiadny problém. Máme bohaté skúsenosti s migráciou údajov zo starších systémov. Po analýze dátových štruktúr staršej aplikácie implementujeme migračné skripty, ktoré v definovanom čase importujú vaše staršie údaje do OmbuDesk vo vysoko výkonnom a plne automatizovanom procese.
Funkcie, ako je nastavenie termínov, zmeny stavu, mechanizmy autorizácie a zastupovanie počas dovolenky, vám pomáhajú kontrolovať procesy počas spracovania prípadov.
Termíny
OmbuDesk vás podporuje pri nastavovaní termínov, aby boli vaše súbory opätovne predložené v správnom čase. Ak lehota uplynie, spis sa automaticky zobrazí v paneli osoby, ktorá prípad spracúva. Tým sa spustí obnovenie spracovania prípadu a zabezpečí sa, že žiadna lehota nevyprší bez povšimnutia. Táto funkcia pomáha pracovníkom vybavujúcim prípady sústrediť sa na spisy, ktoré sú v danom čase dôležité.
Procesy uvoľňovania a povoľovania
V závislosti od organizačnej štruktúry môže byť pri niektorých rozhodnutiach potrebné, aby sa do procesu riešenia sporov zapojili aj ďalší zamestnanci. OmbuDesk to podporuje prostredníctvom procesov uvoľňovania a autorizácie. Návrhy správ aj zmeny stavu spisu možno postúpiť na schválenie oprávneným zamestnancom. Títo zamestnanci sú potom informovaní prostredníctvom ovládacieho panela a e-mailového oznámenia, že sa čaká na schválenie. Hneď ako je žiadosť schválená alebo zamietnutá, žiadateľ je opäť informovaný. V spracovaní prípadu sa potom môže pokračovať. Tieto schvaľovacie procesy sa tiež zaznamenávajú, aby sa zabezpečila sledovateľnosť a transparentnosť základných rozhodovacích procesov.
Podpora rôznych typov procesov
Okrem jednoduchých rozhodcovských konaní môže OmbuDesk voliteľne podporovať aj rozšírené typy konaní, napríklad konania vedené prostredníctvom súdov. Kontaktujte nás, aby sme vás mohli podporiť pri realizácii vašich špecifických požiadaviek.
Sledovanie a vysledovateľnosť stavu súboru
Stav súboru opisuje priebeh spracovania. Jednotlivé hodnoty stavu môže správca ľubovoľne definovať. Každá zmena stavu sa v aplikácii zaznamená s dátumom, časom a menom osoby spracúvajúcej spis, ktorá zmenu stavu vykonala. To isté platí pre všetky odoslané správy, vytvorené poznámky a nahrané dokumenty. Týmto spôsobom je proces vždy transparentný a sledovateľný.
Náhrady na dovolenke
OmbuDesk ponúka jednoduchý a efektívny spôsob, ako zastúpiť kolegov na dovolenke alebo práceneschopnosti. Zamestnanec prevezme úlohu kolegu a pohybuje sa v rámci pohľadu na zastupovanú pozíciu. Pri všetkých úkonoch je zaznamenaná osoba, ktorá ich skutočne vykonáva, takže je zaručená sledovateľnosť všetkých krokov aj v prípade zastupovania na dovolenke.
OmbuDesk je produkt spoločnosti CIIT Software. Už viac ako 20 rokov sa zameriavame na vývoj individuálnych softvérových riešení. Informujte nás o svojich potrebách a želaniach. Spoločne pre vás nájdeme riešenie na mieru.
OmbuDesk je v súlade s GDPR.
Áno, od júna 2025 budú musieť všetky webové stránky, na ktoré sa vzťahuje zákon EÚ o prístupnosti (EAA), spĺňať normu WCAG 2.1 AA. Systém OmbuDesk už teraz spĺňa všetky požiadavky v tejto oblasti. V rámci textových šablón je napríklad možné prepnúť na jednoduchý jazyk.
Áno - máte možnosť bezplatne vyskúšať demo verziu na 30 dní. Presvedčte sa sami, aké efektívne sú naše funkcie a ako jednoduchý je proces správy.
Platby sa vykonávajú na účet.
Ak sa rozhodnete zmeniť svoj balík predplatného, kontaktujte nás! Spoločne pre vás nájdeme riešenie na mieru.
